Printers beheren: zelf doen of (deels) uitbesteden?

dinsdag 26 november 2019

Is jouw organisatie toe aan nieuwe printers? En regel je het beheer zelf, met eigen servers en eigen infrastructuur? Stel jezelf dan de vraag: welke richting wil ik op? Er bestaan tegenwoordig tal van andere manieren om jouw printomgeving te beheren die vanuit functioneel oogpunt wellicht beter bij jouw organisatie passen.

Printers on premise beheren was vroeger een logische keuze. Je startte immers met één of enkele printers. Dit was goed te overzien. Later volgden multifunctionele printers, die ook konden scannen en kopiëren en waren voorzien van slimme (workflow)applicaties. Daarmee kregen ook servers hun plaats. Een complete IT-infrastructuur werd ingericht. ICT-beheerders werden in dienst genomen.

Slimme clouddiensten

Inmiddels is het beheer van printers en bijbehorende infrastructuur op eigen locatie voor veel organisaties tijds- en kostenintensief geworden. Continuïteit van de printers is voor veel medewerkers van groot belang, maar is voor de IT-afdeling niet altijd de allereerste prioriteit. IT-managers willen zich graag richten op meer strategische projecten. En zijn de kosten en investeringen met de komst van slimme clouddiensten nog wel reëel?

Managed Printing

Wil je als IT-afdeling meer richten op de meer strategische projecten? Dan kun je het beheer van on premise printers en bijbehorende applicaties uitbesteden aan een derde partij die de kennis reeds in huis heeft én jouw organisatie voorziet van printers en oplossingen. Je behoudt volledige controle over de infrastructuur en servers, terwijl de derde partij zich richt op de continuïteit van printen. Het voordeel: je hoeft geen tijd te investeren in het opdoen van kennis van printers en (workflow)applicaties. Daarnaast spendeer je minder tijd aan de continuïteit van printen, waardoor je deze kunt inzetten voor strategische projecten.

IaaS: Infrastructure as a Service

Daarnaast kun je de loep ook eens leggen jouw IT-infrastructuur. Hoe is deze opgebouwd en ingeregeld in jouw organisatie? Staan er op elke locatie 1 of 2 printers of gaat het om wel tientallen exemplaren, van verschillende merken? Of heeft elke locatie een eigen printserver? Wellicht loont het dan om de infrastructuur uit te besteden en naar de cloud te brengen (Infrastructure as a Service). Voordeel: je hoeft geen hardware meer aan te schaffen, want je sluit een leasecontract af op basis van gebruik. Je hebt geen omkijken meer naar de servers. Tegelijk blijf je wel in control over de applicaties.

SaaS: volledige ontzorging

Met Software as a Service (SaaS) ga je nog een stap verder en is het mogelijk om het complete beheer volledig uit te besteden. Alles wordt dan door een externe partij geregeld en gemonitord. Dit tegen een vaste periodieke prijs. Het voordeel: de IT-professionals in jouw organisatie houden hun handen vrij voor andere, meer strategische taken. Je kan rekenen op voorspelbare kosten. En bij storingen staat er – afhankelijk van het servicelevel – binnen een uur een monteur bij je op de stoep.

Áls dit al nodig is. Want gerenommeerde partijen hebben de tools in huis om afwijkingen vroegtijdig te spotten, waarna zij proactief in actie komen en storingen zo vóórtijdig verhelpen.

Geen investeringen nodig

Met ‘remote management’ zorgt een team van specialisten er dus voor dat jouw printers en scanners het altijd doen. Applicaties en security worden automatisch geüpdatet. Zonder dat je hier iets van merkt. En investeringen in toners, reserveonderdelen, stroom- en koelvoorziening, databases en licenties zijn niet meer nodig.

Vind je de stap naar de cloud in één keer te ingrijpend? Of maak jij je zorgen over de gebruikte en beschikbare bandbreedte van jouw verbindingen op diverse locaties? Dan bestaan er ook nog zogenaamde hybride oplossingen, waarmee een combinatie van on premise servers en clouddiensten gerealiseerd kan worden.

Efficiënter werken, met meer plezier

Als organisatie heb je waarschijnlijk de wens om efficiënter te werken, met zoveel mogelijk plezier en tegen zo weinig mogelijk kosten. Past on premise printbeheer hier nog altijd bij? Dit beslis je niet in één dag. En welke koers het beste is, hangt ook af van jouw situatie en organisatie. Het is in elk geval van belang om alle opties te bekijken en zo een weloverwogen beslissing te maken.

Meer informatie?

Benieuwd hoe het printbeheer in jouw organisatie slimmer kan? Laten we eens van gedachten wisselen: stuur mij gerust een e-mail.

The post Printers beheren: zelf doen of (deels) uitbesteden? appeared first on Werktrends.