Veilig terug naar het ‘nieuwe’ kantoor

dinsdag 25 augustus 2020

De tijd breekt aan dat medewerkers weer terug naar kantoor gaan. Belangrijk is dat dit veilig gebeurt. Hoe zorg je voor een veilige werkomgeving voor je mensen? Lees de tips én bekijk de video.

In veel organisaties krijgt het kantoor een andere functie dan voorheen. Ja, we keren terug naar de vaste werkplek. Maar we blijven óók vaker op afstand werken. Een combinatie tussen een veilige werkomgeving én slimme oplossingen voor samenwerken is essentieel. Denk aan oplossingen voor videovergaderen en online documenten delen. Hoe faciliteer je deze hybride vorm van samenwerken?

Flexibel reserveringssysteem voor meetingrooms

Om te beginnen is de maximale capaciteit van meetingrooms en andere ruimten zoals auditoria fors lager dan voorheen. Is je huidige reserveringssysteem al ingericht op de richtlijnen? Met een cloudapplicatie is het mogelijk om het systeem hier snel en efficiënt op aan te passen én iedereen in de organisatie inzicht te bieden in de actuele beschikbaarheid van ruimten. Je kunt de capaciteit flexibel uitbreiden en afschalen. Tijdens het reserveren zien medewerkers dan direct het nieuwe maximumaantal.

Bedienen: zo min mogelijk aanraken

Zijn we eenmaal op kantoor? Dan is hygiëne cruciaal. We raken het liefst zo weinig mogelijk aan. En dat kan. Zo zijn deuren te openen met een persoonlijke bedrijfspas. En kun je ook smartboards en printers ontgrendelen met een eigen pas of smartphone. Het is mogelijk dat bijvoorbeeld een printer je ‘herkent’ als je jouw pas voor de printer houdt. Je printopdracht rolt dan direct de printer uit. Of je kunt een printopdracht geven via je smartphone.

Videovergaderen

Dan het samenwerken op afstand. Hoe zorg je ervoor dat dit soepel verloopt? Als organisatie kun je niet meer zonder een professionele videovergaderoplossing. Kies het liefst een tool die geschikt is voor de lange termijn en bedrijfszekerheid biedt. Ga bijvoorbeeld na hoe stabiel en veilig de oplossing is. En of de bandbreedte ook intact blijft als er veel collega’s tegelijk videovergaderen. Maak een weloverwogen keuze.

Online documenten delen en goedkeuren

Een hybride vorm van werken vraagt ook om online samenwerken in documenten, acties aan elkaar toekennen en van elkaar weten wat de status is. Het prettigst is als je hierbij met verschillende collega’s tegelijk aan één document kunt werken. Dat kan met oplossingen in de cloud. Kijk ook of het mogelijk is om documenten online goed te keuren. Zodat collega’s hier niet meer voor naar kantoor hoeven. Een voordeel van de cloud is dat je (meestal) workflows kunt instellen en dat er audit tracking wordt bijgehouden. Je ziet dus precies wie wat wanneer heeft gedaan en iedereen kan documenten altijd snel weer terugvinden.

Praktijkvoorbeeld: Visma|Raet

Ook softwarebedrijf Visma|Raet vindt het belangrijk dat de medewerkers op een veilige manier terug kunnen naar kantoor. Via een speciaal ontwikkeld cloudplatform kunnen medewerkers en managers een werkplek reserveren op basis van de beschikbare capaciteit. Ook kan het bedrijf de werkplekken eenvoudig beheren, zodat deze voldoen aan de richtlijnen.

Tom van Dael, directeur Finance en IT bij Visma|Raet: “Het overzichtelijk presenteren en managen van alle beschikbare werkplekken is een cruciale stap in de transitie naar de nieuwe manier van werken. Deze data is nu inzichtelijk en beheersbaar gemaakt voor onze medewerkers en managers. Nu kunnen we ons richten op het verder verbeteren en innoveren van onze manier van werken.”

Bekijk de video

Benieuwd naar meer inspiratie rondom terug naar kantoor gaan? Bekijk in de video hoe je samen in documenten kunt werken, veilig je werkplek kunt betreden, online kunt vergaderen en je IT op afstand kunt laten beheren: