Digitaal post ontvangen: zo regel je ‘t

donderdag 3 september 2020

Met een digitale postkamer zorg je ervoor dat fysieke post altijd snel bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. Een efficiënte oplossing, nu het niet meer vanzelfsprekend is dat we altijd op kantoor werken en steeds meer werken op afstand. Ik vertel je graag meer over digitaal post ontvangen.

Veel organisaties beschikken over een postkamer of hebben een medewerker die de post verdeelt naar de verschillende afdelingen. Dat gebeurt door de post in een postbak voor de afdeling te leggen of door de post te bezorgen op de afdeling. Maar tegenwoordig wisselen medewerkers – al dan niet noodgedwongen – het kantoor steeds vaker af voor werken op afstand. Hoe zorg je dan bijvoorbeeld dat een ondertekend contract van een klant snel bij de afdeling inkoop terechtkomt? Of dat de juiste hr-medewerker de ingevulde belastingformulieren van een nieuwe medewerker tijdig ontvangt? Of in het geval van een school met meerdere vestigingen: dat de juiste docent of rector een ingevuld formulier, klacht of andere correspondentie van ouders ontvangt?

Post scannen en direct verzenden

Zeker voor urgente post kan digitale verwerking een goede oplossing zijn. Het werkt heel eenvoudig. Een medewerker van de postkamer scant de binnenkomende, fysieke post. Hij voert een aantal kenmerken in, zoals de ontvangende afdeling of de naam van de geadresseerde. Vervolgens wordt de post via een geautomatiseerde workflow bezorgd bij de juiste ontvanger. De geadresseerde ontvangt dan een mailtje met daarin een link naar de poststukken en kan deze direct lezen en opvolgen.

Workflow en digitaal archief in de cloud

Post tijdig ontvangen is één. Grip houden op het proces daarna is twee. Je wilt immers dat medewerkers vervolgens ook daadwerkelijk iets met de post gaan doen. Een voordeel van een digitale postkamer, is dat je workflows kunt instellen met deadlines. Ook zijn er instellingen voor het escaleren van de workflow als het poststuk niet op tijd wordt afgehandeld (de post wordt dan bijvoorbeeld doorgestuurd naar de leidinggevende) en signaleringslijsten (bijvoorbeeld: welke nieuwe poststukken nog niet zijn afgehandeld of bekeken).

Oók voor elektronische post

Een digitale postkamer is ook handig voor elektronische post, die bijvoorbeeld binnenkomt via de e-mail op een centraal e-mailadres of een webformulier dat op de website wordt ingevuld. Normaal zet een medewerker van de postkamer deze weer door naar de juiste contactpersoon. Het bericht wordt dan naar een e-mailadres van een medewerker gestuurd. Vanaf dan is de bewaking van de verwerking ervan niet meer te volgen. Ook is het bericht vanaf dan niet meer voor iedereen vindbaar. Door het poststuk via een geautomatiseerde workflow te versturen en op te slaan in een digitaal archief, voorkom je dat poststukken kwijtraken of niet op tijd behandeld worden.

Is dat ook veilig?

Zeker. Een digitaal archief in de cloud voldoet doorgaans aan strenge security-eisen. En door rechten en rollen binnen de organisatie slim in te regelen, zorg je ervoor dat alleen die medewerkers de poststukken zien die er ook voor geautoriseerd zijn.

In de praktijk: in enkele dagen operationeel

Recent nog was ik betrokken bij de implementatie van een digitale postkamer bij een scholengroep en een uitzendbureau. De scholenstichting werkte al enige jaren zeer tevreden met digitale postverwerking, maar zocht een oplossing in de cloud. Zodat medewerkers poststukken ook vanuit huis en op verschillende locaties eenvoudig kunnen inzien en behandelen. De uitzendorganisatie merkte dat belangrijke poststukken bleven liggen, toen medewerkers vanwege corona niet meer vanzelfsprekend op kantoor aanwezig waren.

Het inrichten van een digitale postkamer is niet ingewikkeld. Zo is bij het uitzendbureau in twee tot drie dagen de volledige inrichting van het scannen, de workflow en het archief ingeregeld en zijn de gebruikers getraind. Volledig operationeel in een paar dagen dus!

Eenvoudig en effectief

Een digitale postkamer is een eenvoudige maar effectieve manier om zowel fysieke als elektronische post snel bij de juiste persoon te krijgen. Het digitaliseren en automatiseren van de afhandeling van de poststukken op de verschillende afdelingen, is de volgende stap in de reis naar het papierloze kantoor.

Aan de slag: download het stappenplan

Wil je als organisatie graag papierloos werken nu we steeds vaker werken op afstand? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen de documentstromen in jouw organisatie volledig digitaliseert.