Digitale factuurverwerking bij Royal Reesink

maandag 26 april 2021

Inkomende facturen in de volle breedte van de organisatie efficiënt verwerken. Met maximaal inzicht in o.a. de spend en leveranciers. Zodat je tijd en kosten bespaart op administratief werk, ruimte vrijhoudt voor meer strategische taken én slim kunt sturen op basis van cijfers. Royal Reesink kiest daarom voor digitale factuurverwerking via een SaaS-oplossing, waarmee je óók meer inzicht krijgt in je inkoop- tot factuurproces.

Royal Reesink is marktleider als internationale distributeur en serviceverlener van hoogwaardige machines, componenten en diensten voor landbouw, landschapsonderhoud, intern transport, magazijninrichting en grond-, weg- en waterbouw. De organisatie telt bijna 40 bedrijven wereldwijd. Elk met een eigen marktspecifiek distributie- en servicenetwerk.

Handmatig facturen verwerken

Voorheen verwerkten de dochterbedrijven van Royal Reesink de facturen op hun eigen manier, maar altijd handmatig. Annemarie Muil, Assistent Controller bij Royal Reesink, vertelt: “Papieren facturen werden wel gescand, maar dit had vooral een archieffunctie. Er was dus geen link tussen een boeking van een factuur en de digitale variant. Ze werden met de hand gecodeerd, geautoriseerd, gecontroleerd en goedgekeurd.”

Pdf-facturen printen

Ook de facturen die per mail binnenkwamen, werden met de hand verwerkt. Annemarie: “Deze digitale facturen printten we alsnog uit om ze de organisatie rond te sturen voor goedkeuring. Daarna werd de factuur gestempeld, gecodeerd, ingeboekt en gearchiveerd. Dat kostte veel tijd en had een lange doorlooptijd. Het volgen van een factuur binnen de organisatie was ook niet mogelijk.”

Eén uniforme applicatie

Door het handmatige proces had Royal Reesink minder goed inzicht in de factuurstromen, inkoop en leveranciers. Annemarie: “We hadden geen totaalbeeld van de leveranciers waarmee onze werkmaatschappijen zakendoen, wat we precies inkochten, hoeveel en bij wie. Dat wilden we anders. We zochten een oplossing, waarmee we het factuurproces over de volle breedte van de organisatie konden stroomlijnen én automatiseren. En waarmee we tegelijk meer inzicht kregen in onze inkoop en leveranciers. Een uitdaging hierbij was dat elk bedrijfsonderdeel een eigen ERP-pakket heeft. We wilden toe naar één uniforme oplossing waarbij iedereen in dezelfde applicatie facturen verwerkt, maar op de achtergrond wél het eigen systeem behoudt.”

Digitale factuurverwerking

Royal Reesink automatiseert en stroomlijnt het proces met het open Source-to-Pay-platform van Basware voor inkoop en factuurverwerking. In combinatie met software voor het scannen en herkennen van facturen. Annemarie: “Zodra een factuur per e-mail binnenkomt, wordt deze zo mogelijk direct gematcht met een ordernummer. Bij een match wordt de factuur meteen goedgekeurd. Hier hebben we zelf geen omkijken meer naar. We hoeven ons alleen nog te buigen over de uitzonderingen. Kostenfacturen zonder inkoopnummer worden gecodeerd op een grootboekrekening en kostenplaats.” En de papieren facturen? “Die scannen we, waarna de factuur op dezelfde manier wordt doorgezet naar Basware voor verdere verwerking.”

Inzicht in leveranciers

Bij de implementatie wordt er voor elke werkmaatschappij een koppeling gecreëerd tussen Basware en het eigen ERP-systeem. Zo kan elk bedrijfsonderdeel gewoon het eigen ERP-pakket op de achtergrond behouden. Hierin wordt alles netjes gearchiveerd. Tegelijk werkt iedereen vanuit het uniforme Basware-platform. Hierdoor heeft Royal Reesink over de volle breedte van de organisatie inzicht in de inkoop, factuurstromen, betaalprestaties en leveranciers.

Altijd en overal facturen goedkeuren

Inmiddels is de oplossing bij de holding en verschillende werkmaatschappijen geïmplementeerd. Annemarie: “Een groot voordeel is dat het een cloud oplossing is. Voorheen moesten we fysiek naar kantoor om een factuur goed te keuren. Nu kunnen budgethouders vanaf elk device altijd en overal facturen controleren en goedkeuren. Dit is ontzettend handig nu we steeds vaker op afstand samenwerken.”

Focussen op waardevol werk

Ook bespaart Royal Reesink veel tijd: “Zodra een factuur is gematcht, staat deze in 10 minuten klaar voor betaling. De doorlooptijden van betalingen zijn hierdoor verkort. Daar kunnen we ons voordeel ook weer mee doen, bijvoorbeeld door in gesprek te gaan met onze leveranciers. En medewerkers die veel administratief werk deden, zijn intern doorgestroomd naar andere functies of hebben meer ruimte om zich – bijvoorbeeld – te richten op de spend analyse. Dat maakt het werk ook leuker.”

Meer inzicht door digitale factuurverwerking

Het allerbelangrijkste voordeel voor Royal Reesink is nog wel het inzicht dat de oplossing biedt. Annemarie: “De informatie over waar en bij wie we inkopen, stelt ons in staat om strategische keuzes te maken. Zo kunnen we het aantal leveranciers binnen de perken houden en meer gezamenlijk inkopen. Dan kunnen we mogelijk interessante afspraken en kortingen overeenkomen met onze leveranciers. Naast de tijd- en kostenbesparing op administratief werk is dat een erg belangrijk winstpunt.”

E-book: grip op je inkoop- tot factuurproces

Wil je ook automatisch facturen verwerken en méér grip op je inkoop- tot factuurproces? Download het e-book en ontdek praktische tips en adviezen om je source-to-pay-proces verregaand te digitaliseren en automatiseren.