5 redenen om te digitaliseren

maandag 18 juli 2022

Digitaliseren: in de afgelopen jaren is dit steeds belangrijker geworden. Ondertussen verwachten klanten dat organisaties meebewegen met de laatste digitale ontwikkelingen. Waarom is dit essentieel voor je bedrijfsvoering? In dit artikel geef ik je 5 redenen om digitalisering te overwegen.

1. Externe verwachtingen

In dit digitale tijdperk zijn mensen gewend dat veel snel geregeld wordt. Klanten willen dus snel inzicht krijgen, bijvoorbeeld in hun facturen, orders en dossiers. Dan is het van belang dat je deze gegevens snel en gemakkelijk kunt opzoeken in het systeem. Hoe sneller je je klanten de juiste informatie kunt geven, hoe positiever de klantervaring.

2. Interne verwachtingen

Jouw (toekomstig) personeel heeft ook hoge verwachtingen van je digitale en communicatieve kunnen. Je medewerkers willen snel weten waar ze aan toe zijn. Dit begint al bij het solliciteren en de onboarding. Snel de uitslag van het sollicitatiegesprek, snelle regeling van de benodigde werkdocumenten, professionele antwoorden op tussentijdse vragen.

Zelfs medewerkers die al langer in dienst zijn, verwachten korte wachttijden. Een mail naar HR over een declaratie? Dan verwacht de werknemer vaak dezelfde dag nog antwoord. Een inschrijving voor een opleidingstraject? Dan wil de werknemer graag weten of hij/zij de opleiding mag volgen en wanneer.

3. Meer werkplezier, meer snelheid

Wat kost het meeste tijd voor jouw werknemers? Handmatige, repetitieve taken. Deze administratieve handelingen nemen een deel van het werkplezier af. Daarnaast zorgen deze taken voor meer menselijke fouten. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een tekst verkeerd overtypt.

Als je deze handelingen automatiseert, hebben je medewerkers meer tijd voor belangrijkere prioriteiten, zoals klantendiensten. Dit vergroot het werkplezier van je medewerkers. Tegelijkertijd worden doorlooptijden sneller, zoals voor bestellingen, facturen en de verwerking van administratie.

4. Optimale beleving

Er zijn veel redenen voor digitaliseren. Maar uiteindelijk is een optimale beleving het doel. Dat klanten en medewerkers jouw organisatie als professioneel en prettig ervaren. Tegenwoordig is het een uitdaging om waardevolle klanten en talentvolle medewerkers te krijgen en te behouden.

Maar digitalisering kan jou hierbij helpen. Door interne processen te professionaliseren en automatiseren. Door grip en inzicht te krijgen in je documentprocessen. Digitalisering is nu een hygiënefactor. En een beslissend onderdeel van je bedrijfsvoering.

5. Laat je niet meer verrassen

Je leest het: digitalisering heeft impact op de totale onderneming. Van bedrijfsvoering (zoals klantendossiers en factuurverwerking) tot interne processen (zoals personeelsdossiers, postverwerking en leadmanagement).

Een gedigitaliseerde organisatie is goed bestand tegen grote uitdagingen, zoals de uitdagingen van de afgelopen twee jaar. Mochten zulke ontwikkelingen zich weer voordoen, dan ben je niet meer verrast. En blijven je bedrijfsvoering en interne processen staan als een huis.

Koplopers en twijfelaars

Als het gaat om digitalisering, zie ik een tweedeling bij werkend Nederland: de koplopers en de twijfelaars. De koplopers zijn de organisaties die vooruit lopen op de digitale ontwikkelingen. En die dus het digitalisatieproces al doorlopen hebben. Ook kijken deze organisaties constant naar hun eigen processen en blijven deze aanpassen. Door deze werkwijzen konden de koplopers makkelijk de uitdagingen aan van de afgelopen twee jaar.

Daarentegen zijn de twijfelaars de organisaties die nog bezig zijn om de drempels van digitalisering te overwinnen. Tijdens de ontwikkelingen van de afgelopen twee jaar, zaten deze organisaties in de overlevingsmodus. Ze hebben verschillende argumenten tegen digitalisering: gebrek aan tijd, niet genoeg financiële middelen en weinig capaciteit om daadwerkelijk te digitaliseren.

Kortom: De twijfelaars zien digitalisering vaak als complex. Dit is niet nodig – met 6 belangrijke tips om het digitalisatieproces succesvol te starten en te voltooien. Hier ga ik in een vervolgartikel dieper op in.

E-book: Digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te digitaliseren en te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.