Hybride werken: zo houd je grip op informatie, communicatie én betrokkenheid

donderdag 23 februari 2023

 Als het gaat om hybride werken, hebben de meeste organisaties al veel op orde. Vergaderruimtes op kantoor zijn ingericht met de juiste apparatuur. Laptops zijn voorzien van tools en software om altijd en overal samen te werken. Het stroomlijnen van de veelheid aan informatie vormt echter vaak nog een aandachtspunt. Net als gericht communiceren met medewerkers én tegelijkertijd grip houden op hun welzijn en betrokkenheid. Microsoft Viva kan hierin ondersteunen. In dit artikel vertel ik je meer.

Nu we hybride werken, komt informatie op tal van manieren tot ons. Organisaties maken gebruik van o.a. narrowcasting (informatieschermen), SharePoint (intranet), MS Teams (chat, events en meeting) en Outlook. Je wilt dat de juiste informatie bij de juiste mensen terechtkomt. Zodat zij binding houden met de organisatie en betrokken blijven. Hoe bereik je hen, zónder een wildgroei van platforms, bronnen en werkwijzen?

Optimale werknemersbeleving

Microsoft Viva slaat een brug tussen de vele applicaties. Dit is een platform binnen Microsoft 365 waarmee je een optimale werknemersbeleving waarborgt. Hiermee stroomlijn je de informatie binnen de organisatie afgestemd op de verschillende rollen. Je kunt gericht communiceren, waardoor je een informatieoverload voorkomt. Tegelijk is het mogelijk om grip te houden op het welzijn van je mensen. Met als doel om de binding en betrokkenheid hoog te houden, ook als zij regelmatig op afstand werken.

Alles bij de hand op één plek

Microsoft Viva bestaat uit verschillende tools om dit alles te managen. Zo is het binnen Viva Connections mogelijk om je SharePoint-omgeving te tonen in Teams. Medewerkers blijven dan op de hoogte van belangrijke informatie en nieuwtjes, zónder continu te hoeven switchen tussen de apps. Dit verhoogt het gemak en het werkplezier.

Informatie op rol personaliseren

En er is meer. Zo beschikt elke medewerker over een eigen dashboard, waarop hij alléén informatie te zien krijgt die voor zijn rol relevant is. Zo ziet een HR-medewerker ander nieuws en updates dan een accountmanager of salescollega. Het voordeel van het dashboard is dat deze ook te bekijken is vanaf je smartphone. Medewerkers die veel op afstand werken of veel onderweg zijn, blijven hierdoor maximaal verbonden.

Topics: alle informatie in één keer bij de hand

Tegelijk heeft Microsoft Viva de optie om zogenoemde ‘topics’ aan te maken en te beheren. Een topic biedt een verzamelplaats met alle relevante informatie, correspondentie en documentatie over een specifiek thema of onderwerp binnen je organisatie. Je voegt eenvoudig zelf informatie toe. Tegelijk wordt het topic op basis van Artificial Intelligence doorlopend aangevuld met informatie of documentatie die in de loop van de tijd beschikbaar komt. Door middel van hashtags kun je in chats of e-mails linken naar zo’n topic. De betrokken collega kan hierop klikken en komt dan direct in de omgeving terecht met alle informatie bij elkaar. Uren zoeken in uiteenlopende applicaties en bronnen is niet langer nodig. Topics zijn organisatiebreed te raadplegen.

Online community

Om de betrokkenheid van je medewerkers nog verder te verhogen, biedt Viva Engage (voorheen Yammer) een community voor je mensen. Dit is een soort Facebook, waar zij onderling nieuwtjes kunnen delen en vragen kunnen stellen. Dankzij de laagdrempelige manier van communiceren blijven medewerkers meer verbonden met elkaar én de organisatie.

Zicht houden op welzijn

Een ander thema dat hoog op de agenda staat in veel organisaties, is grip houden op het welzijn van medewerkers. Want bij hybride werken sluipt het er al gauw in: nog even een e-mail beantwoorden in de avond. De dag van begin tot eind vullen met online meetings. En daarbij de ene vergadering direct na de andere plannen, zónder een rustmoment in te bouwen.

No meeting days en focustijd

Klinkt bekend? Binnen Microsoft Viva stuur je hierop. Managers stellen bijvoorbeeld ‘no meetings days’ in voor het team. Op deze dag kun je dan geen online meetings plannen. Medewerkers zelf kunnen bepaalde uren instellen als ‘focustijd’: notificaties, chats en oproepen van collega’s en klanten/relaties worden dan gemutet. Zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken en tussendoor niet worden gestoord. Ook kun je aangeven dat er tussen elke meeting minstens een x-aantal minuten moet zitten om je voor te kunnen bereiden op de volgende meeting. Viva houdt hierbij rekening met de tijd die je daadwerkelijk beschikbaar hebt tussen de meetings.

Waardevolle inzichten via Insights

Is dit dan echt nodig, vraag je je wellicht af. En zo ja, hoe weet ik wat er beter kan of waar de behoefte ligt? Met Viva Insights zien managers in één oogopslag de werkgewoonten van medewerkers. Je krijgt bijvoorbeeld inzicht in de vergadergewoontes van je team en organisatie. Tegelijk zie je ook met welke collega’s je onlangs een-op-eengesprekken hebt gevoerd. En met wie je juist weer eens een afspraak zou moeten plannen, bijvoorbeeld.

Zelf zien medewerkers ook hun werkgewoonte. Zij krijgen periodiek een overzicht van hun gewoonten en prestaties van de afgelopen tijd. Dit stelt hen in staat om zelf ook scherp te zijn op hun welzijn en werk-privébalans.

Continue doorontwikkeling

Dit is slechts een greep uit de vele functionaliteiten van Microsoft Viva. Bovendien wordt het platform doorlopend vernieuwd met nieuwe features. Zo staan o.a. de lancering van Viva Amplify en Viva Pulse nog op de planning. Met Amplify stroomlijn je de interne communicatie nog veel verder. Met Pulse vraag je gericht feedback aan medewerkers over de manier van werken. Waarop je weer slim kunt anticiperen. Zo biedt Microsoft Viva tal van handvatten om de communicatie en informatie in je organisatie te kanaliseren voor medewerkers die op afstand werken. En houd je grip op het welzijn van medewerkers.

Kijk het webinar ‘Samen groeien met Microsoft Viva’

Benieuwd hoe je medewerkers betrokken en verbonden houdt bij je organisatie, ook als zij regelmatig op afstand werken? Kijk het webinar van Avantage, a Ricoh company. Doe waardevolle inzichten op én doe je voordeel met praktische tips en adviezen over het gebruik van Microsoft Viva.