Digitaal personeelsdossier: al je HR-documenten op één plek

Je staat er niet bij stil, maar het aantal documenten waarmee HR werkt is enorm. Alleen al in het personeelsdossier verzamel je o.a.: de sollicitatiebrief, het cv, de aanbiedingsbrief, een btw-formulier, Verklaring Omtrent het Gedrag, kopieën van het rijbewijs en het identiteitsbewijs, loonstroken, het arbeidscontract, pensioendocumenten, beoordelingsformulieren, voortgangsrapportages, declaraties, ziekte- en verlofregistraties en wellicht een contract voor een leaseauto.

Hoe houd je dit beheersbaar? Digitaal document beheer stelt je in staat om via geavanceerde document management software een overzichtelijk digitaal archief in te regelen. Een digitaal personeelsdossier biedt uitkomst.

Lange doorlooptijden

Achter al die HR-documenten gaat vaak een eigen proces schuil, waarbij verschillende personen betrokken zijn. Documenten printen of heen en weer mailen voor goedkeuring door verschillende personen, is omslachtig en tijdrovend. De doorlooptijden zijn vaak lang en onjuist versiebeheer ligt op de loer. Want waar vind je ook alweer de laatste versie van een arbeidscontract? Is dat in het fysiek archief op kantoor, in een e-mailbox of een map op het netwerk?

Digitaal personeelsdossier: altijd en overal inzicht

Een digitaal personeelsdossier van Ricoh Document Center Zwolle & Groningen is een goede oplossing om zowel de instroom, doorstroom als uitstroom van medewerkers efficiënt, veilig én conform AVG vast te leggen. Je beheert en verwerkt dan alle HR-documenten in één centraal systeem: een zogenoemd document management systeem. Een digitaal personeelsdossier is zo altijd en overal te raadplegen, ook op afstand.

Hoe werkt een digitaal personeelsdossier?

Papieren documenten scan je, waarna deze via een workflow direct in het juiste personeelsdossier worden opgeslagen. E-mails inclusief bijlagen worden ook rechtstreeks opgeslagen in het systeem. Dankzij slimme zoekfuncties zijn alle HR-documenten en correspondentie altijd snel terug te vinden, ook op afstand. En via een koppeling kun je de HR-documenten raadplegen vanuit het document management systeem én vanuit de bestaande HR-applicatie.

Handmatig werk automatiseren

Een digitaal personeelsdossier van Ricoh Document Center Zwolle & Groningen stelt je ook in staat om bepaalde stappen in een proces te automatiseren. Zo is het via een workflow mogelijk om een document automatisch door te laten sturen. De ontvanger krijgt een notificatie zodra er een taak of document voor hem of haar klaarstaat. Is de actie uitgevoerd? Dan stuurt de workflow het document direct door naar de volgende persoon of afdeling die iets met het document moet.

Het personeelsdossier: AVG-proof?

Wellicht vraag je je nu af: is een digitaal personeelsdossier AVG-proof? Als het om HR-documenten gaat, heb je immers te maken met privacygevoelige gegevens. Met een digitaal personeelsdossier sla je al deze gegevens veilig op. Informatie wordt verzonden via encryptie. Ook kun je aan medewerkers een autorisatieniveau of rol toekennen. Zo voorkom je oneigenlijk toegang tot informatie. Ook houd je grip op de verplichte bewaartermijnen, omdat je bepaalde documenten (zoals cv’s en identiteitsbewijzen) na de geldende bewaartermijn automatisch kan laten verwijderen. En omdat dit alles netjes wordt bijgehouden in een audit trail, voldoe je aantoonbaar aan de AVG.

Digitaal personeelsdossier: laat je adviseren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van een digitaal personeelsdossier voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over HR-procesautomatisering? Ons team van experts bij Ricoh Document Center Zwolle & Groningen staat voor je klaar en geeft graag een vrijblijvend advies op maat.