Automatische factuurverwerking bij Otentic Logistics

maandag 23 mei 2022

Als specialist in opslag en logistiek verwerkt Otentic Logistics veel documenten. Met name de inkoopfacturen stapelen zich op: de organisatie ontvangt er zo’n 20.000 tot 30.000 per jaar. Maar dankzij hun documentmanagementsysteem (DMS) besparen ze fors op tijd, waardoor medewerkers meer ruimte hebben voor taken met prioriteit. Hoe zorgt documentmanagement voor de snelle factuurverwerking? Je leest het in dit artikel: automatische factuurverwerking bij Otentic Logistics

Otentic Logistics is specialist in de opslag van food, feed, chemische, farmaceutische en biologische producten. De opslagfaciliteiten van Otentic Logistics bieden de juiste omgeving om de kwaliteit van de goederen te waarborgen. Ook ondersteunt Otentic Logistics organisaties met de beheersing van hun goederenstromen. Van planning tot uitvoering.

Handmatige handelingen

Bij Otentic Logistics komen inkoopfacturen digitaal binnen in pdf-vorm. Voorheen  verliep de factuurverwerking handmatig. Managing Director Chris Doodewaard vertelt er meer over: “Een aantal medewerkers printten alle inkoopfacturen en legden deze op volgorde. Om vervolgens het bedrag op de factuur te vergelijken met het afgesproken bedrag in ons Warehouse Management Systeem (WMS). Daarna verwerkten we de inkoopfacturen handmatig in ons boekhoudsysteem. Dat kon natuurlijk veel slimmer en sneller.”

De komst van documentmanagement

De organisatie hoorde van de mogelijkheden van een DMS voor automatische factuurverwerking en vonden een leverancier die het systeem in 3 maanden tijd implementeerde. Chris legt uit hoe de oplossing werkt: “Met ons DMS kunnen we inkoopfacturen digitaal uitlezen, matchen met de factuurgegevens in ons Warehouse Management Systeem en vervolgens inboeken in ons boekhoudsysteem. En dat alles volledig automatisch.”

Automatische factuurverwerking

Chris vervolgt: “Als er een factuur binnenkomt van een nieuwe crediteur, definiëren we eenmalig de velden die we willen uitlezen, namelijk de naam van de crediteur en het bedrag. Daarna herkent ons DMS automatisch de crediteur. Klopt het bedrag op de factuur met het afgesproken bedrag dat in ons Warehouse Management Systeem staat? Dan boekt het DMS gelijk de factuur in voor betaling. Wij hoeven dan alleen te kijken naar de uitzonderingen, dus wanneer de factuur hoger of lager uitvalt dan verwacht.”

Als de lay-out verandert…

Wat als een crediteur besluit om de lay-out van de facturen te veranderen? Volgens Chris is dat geen probleem: “Ons DMS herkent het document dan niet meer, dus we zien het direct. Dan hoeven we alleen maar de velden opnieuw te definiëren. Bij een volgende factuur herkent het systeem de factuur gewoon weer.”

Zichtbare resultaten

Chris kijkt terug op een geslaagd project. “We besparen een forse 40 uur per week op factuurverwerking. Onze medewerkers geven zelfs aan dat ze het DMS graag voor meer processen willen inzetten. En daar zijn we zeker mee bezig.”

Het grote voordeel van een DMS

Een documentmanagementsysteem is namelijk breed inzetbaar en biedt kansen voor vrijwel elk proces. Daar maakt Otentic Logistics dankbaar gebruik van. Chris: “Zo willen we ook de verwerking van btw-formulieren, vrachtbrieven en klantopdrachten gaan stroomlijnen.”

E-book en webinar: digitaliseren in de praktijk

Ook aan de slag met slim documentmanagement? In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement, waaronder factuurverwerking en klant- en personeelsdossiers. Kijk het webinar ‘Digitaliseren in de praktijk’ voor nóg meer inzichten over documentmanagement. En ontdek hoe A.S. Watson het aanpakt.