Automatische factuurverwerking: wat is het en wat levert het op?

donderdag 20 april 2023

Facturen controleren, goedkeuren en inboeken. In veel organisaties gebeurt dit nog (deels) met de hand. Dit is foutgevoelig en tijdrovend. Het kan veel efficiënter en effectiever, met automatische factuurverwerking. Wat houdt dit in, hoe implementeer je ’t en wat levert het op? Ontdek er alles over op deze pagina.

• Wat is automatische factuurverwerking?
• Hoe werkt automatische factuurverwerking?
• Wat zijn de voordelen van automatische factuurverwerking?
• Wat levert automatische factuurverwerking andere organisaties op?
• Hoe implementeer je automatische factuurverwerking?

Wat is automatische factuurverwerking?

De naam zegt het al: met automatische factuurverwerking verwerk je facturen zónder dat medewerkers er omkijken naar hebben. Vanaf het moment dat de factuur binnenkomt tot aan de betaling. Tijdrovende werkzaamheden, zoals het handmatig controleren en goedkeuren, is dus niet langer nodig als je kiest voor factuurautomatisering.

Hoe werkt automatische factuurverwerking?

Er bestaan uiteenlopende softwareoplossingen voor automatische factuurverwerking. Zoals een document management systeem. Het principe is ongeacht de oplossing hetzelfde. Je scant of uploadt de facturen naar de software, waarna deze de facturen leest en de belangrijkste gegevens zoals het factuurnummer, de datum, de leverancier en het bedrag extraheert.

De software valideert de data en vergelijkt deze met de informatie in je andere systemen, zoals je ERP-, inkoop-, of boekhoudsysteem. De software matcht de facturen vervolgens met bijvoorbeeld een inkooporder of contract. Is er een match? Dan vindt er meteen automatische goedkeuring plaats. Hierdoor hoef je alleen nog te kijken naar de uitzonderingen, als er geen match is. In dat geval stuurt de workflow de factuur door naar de budgethouder(s).

Belangrijk voordeel: door je document management systeem te koppelen aan je ERP-systeem, kan het facturatieproces volledig gestroomlijnd worden. Hierdoor werk je efficiënter, nauwkeuriger en minder tijdrovend. Het voordeel van een koppeling met je ERP- en DMS-systeem is dat je veel meer informatie rondom een factuur centraal kunt opslaan en toegankelijk maakt voor je medewerkers. Denk aan bijhorende correspondentie en e-mails. Met een DMS als aanvulling, heb je álle informatie rondom een factuur altijd snel bij de hand.

Wat zijn de voordelen van automatische factuurverwerking?

Voordeel 1: bespaar tijd
Met automatische factuurverwerking bespaar je veel tijd. Want je verwerkt de facturen zónder tussenkomst van medewerkers. Zij houden tijd vrij voor meer waardevolle taken.

Voordeel 2: factureer nauwkeuriger
Automatische factuurverwerking reduceert de kans op fouten. Je kunt rekenen op betrouwbare en nauwkeurige gegevens en rapporten.

Voordeel 3: optimaliseer de operationele efficiëntie
Als je facturen automatisch verwerkt, gaat dat veel sneller en efficiënter dan wanneer je dit (deels) handmatig doet. Zo blijft er meer tijd over voor het verbeteren van de relatie met de leveranciers. Ook kun je mogelijk betere inkoopcondities overeenkomen als je facturen sneller betaalt.

Voordeel 4: houd meer controle
Met automatische factuurverwerking houd je volledige controle over o.a. je crediteurenproces. Waarbij je zelf tijdig en flexibel anticipeert op vertragingen en knelpunten.

Voordeel 5: rapporteer en analyseer beter en adequater
Tot slot profiteer je ook van geautomatiseerde rapportages en analyses van data. Je krijgt eenvoudig en 360 graden inzicht in o.a. de betaaltermijnen en leveranciersprestaties.

Wat levert automatische factuurverwerking andere organisaties op?

Benieuwd hoe andere bedrijven profiteren van automatische factuurverwerking? Lees de praktijkervaringen en ontdek:

• hoe Interstream Barging 0,5 dag per week op het inkoopproces bespaart
• hoe Fabory inkomende orders en documenten snel en efficiënt verwerkt
• hoe Otentic Logistics 40 uur per week bespaart
• Hoe ETC Holland het verwerkingsproces van orders en inkoopfacturen digitaliseert en stroomlijnt
• Hoe Royal Reesink inkomende facturen in de volle breedte van de organisatie efficiënt verwerkt

Hoe implementeer je automatische factuurverwerking?

Ga je aan de slag met automatische factuurverwerking? Dan is het zaak om je bestaande facturatieproces te analyseren en de knelpunten in kaart te brengen. Zoek ook geschikte software voor de automatische factuurverwerking en maak afspraken met je leveranciers om facturen correct aan te leveren. Benieuwd waar je zoal rekening mee kunt houden?

E-book: meer inzichten rondom automatische factuurverwerking

Ben je benieuwd naar alle voordelen van automatische factuurverwerking? En hoe je dit implementeert in jouw bedrijf? Lees het e-book voor meer inzichten.

Ontdek nog meer tips en informatie in onze artikelen hieronder.