De menselijke factor achter digitalisering bij Finance

dinsdag 8 november 2022

In de eerste aflevering van de podcast DigiFinance hadden mijn collega Patrick en ik het al over de digitalisering binnen Finance en processen die soms beter kunnen. Hierin speelt de mens een belangrijke rol. Daarom hebben we voor de zesde aflevering een gast uitgenodigd die veel over deze rol, de menselijke factor achter digitalisering bij Finance, kan vertellen: Yvo Slagman, consultant bij Finext.

Yvo vertelt: “Tijdens het optimaliseren van financeprocessen is het belangrijk om de volgende vragen te stellen. ‘Hoe kan ik het beste kijken naar een proces? En hoe pak ik het aan? Technologie is een onderdeel hiervan, maar de menselijke factor is ook essentieel.”

Evolutie van Finance

Yvo legt uit hoe de rol van Finance in de afgelopen decennia is veranderd. “De afdeling neemt nu meer het voortouw ten opzichte van vroeger, met name als het gaat om optimalisatie. Dit komt vooral door de repetitieve administratieve handelingen, die we nu vaak met behulp van technologie automatiseren.”

Datakwaliteit

Daarom vragen Patrick en ik ons af of de rol van Finance centraler en belangrijker is geworden. Yvo: “Finance is geen onderdeel van het primaire proces, maar alles heeft een financieel component. Daarom focust Finance zich veel meer op datakwaliteit: loopt de geautomatiseerde factuurcodering goed, dan kan de afdeling zich focussen op de facturering die niet goed verloopt. En de afdeling kan meer toegevoegde waarde leveren.”

Menselijkheid vóór technologie

Toch is automatiseren pas de laatste stap, volgens Yvo. “Je kunt beter eerst naar je proces kijken. Eerst het proces harmoniseren, standaardiseren en optimaliseren.” Patrick en ik springen daar gelijk op in. Wij krijgen namelijk veelal de vraag van organisaties om een nieuw systeem te integreren.

Yvo heeft hier een verklaring voor: “Veel organisaties willen nieuwe systemen, maar zijn hier eigenlijk nog niet klaar voor. Daar komen mijn collega’s en ik aan bod. Wij richten ons op de vraag: wat moet er eerst bij de medewerkers veranderen, voordat we het proces kunnen veranderen? En hoe kunnen we vervolgens de technologie – en eventueel een nieuw systeem – aan laten sluiten bij de processen?”

Positieve verandering

Ik bedenk me hardop dat deze aanpak veel vergt van de veranderbaarheid van medewerkers. Yvo heeft hier ervaring mee. “Verandering is eerst spannend. Desondanks zorgt deze verandering ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op de werkzaamheden die ze leuk vinden, in plaats van repetitieve handelingen. Je kunt ook spreken van ‘de robot uit de mens halen’. Zo voelen medewerkers zich meer gewaardeerd.”

Duurzame aanvliegroute

Patrick vraagt aan Yvo hoe organisaties dat bewustzijn kunnen activeren. Yvo noemt een duurzame aanvliegroute: “Eén mogelijkheid is dat medewerkers hun werkzaamheden op post-its schrijven, om vervolgens alleen de werkzaamheden te kiezen die ze leuk vinden. De vervolgstap is om bij de overgebleven post-its van collega’s te kijken om daar leuke werkzaamheden uit te kiezen. De laatste stap is de werkzaamheden toevoegen aan het takenpakket die sowieso moeten. Bijvoorbeeld vanuit wet- en regelgeving. Maar stel je bij deze werkzaamheden de vraag: kunnen we deze automatiseren?”

Aanvliegroute in de praktijk

Yvo vervolgt: “Deze duurzame methode is een goede manier om met hetzelfde aantal personeel meer voor elkaar te krijgen. Ook bevordert het de intrinsieke motivatie om aan de verandering mee te werken of om deze te leiden. Daarmee creëer je niet alleen iemand die wil veranderen, maar ook maximale betrokkenheid.”

Teamgevoel

De methode heeft nog een voordeel, volgens Yvo. “Medewerkers weten van elkaar waar zij aan werken en welke bijdrage iedereen levert aan de organisatie. Op deze manier voelen medewerkers dat ze onderdeel zijn van een team. En teams gaan beter om met veranderingen. Zowel intrinsieke als extrinsieke veranderingen, want er komt natuurlijk ook veel van buiten de organisatie op je af.”

Uitdagend gesprek

Ik vind dit een terechte aanpak, want adoptie begint al aan het begin van het veranderproces: harmoniseren, standaardiseren en optimaliseren. “Klopt,” stemt Yvo in. “Dan ga je al werken aan de adoptiecapaciteit van medewerkers. Toch zullen er altijd medewerkers zijn die het niet eens zijn met de verandering. Deze uitdagende gesprekken komen hoe dan ook voorbij in het veranderproces. Dus pak dit onderdeel open en eerlijk aan.”

Toekomstige menselijke factor

Patrick vraagt aan Yvo wat hij verwacht in de nabije toekomst. Yvo: “Als je het mij vraagt, krijgt robotisering een grotere rol, ook in kleinere processen zoals boekingsvoorstellen. Ook verwacht ik dat we meer gebruik gaan maken van AI, bijvoorbeeld door te voorspellen welke facturen we krijgen. Technologie is al best ver, maar echte overweging blijft iets menselijks. Een medewerker kan beter info duiden en er iets zinvols van maken. Zeker op een afdeling zoals Finance, waar veel informatie bijeenkomt.”

Luister de podcast

De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.

E-book: Source to Pay

Ontdek hoe je als organisatie grip houdt op zowel het inkoop als het financiële proces. Zodat dit bijdraagt aan een optimale cashflow en liquiditeitspositie. Download het e-book.