De voordelen van een DMS-koppeling met jouw ERP-systeem

maandag 16 mei 2022

Werk je als organisatie met een ERP-systeem? Dan weet je dat je hierin lang niet álle documenten en correspondentie rondom een specifiek proces kwijt kunt. Denk bijvoorbeeld aan relevante correspondentie via e-mails. ERP-systemen zijn dan ook niet ingericht op documentstromen die uit verschillende bronnen komen, zoals e-mails, brieven, inkoopbonnen en Excel-lijsten. Hoe verbind je deze documenten dan wel met elkaar? Met een documentmanagementsysteem (DMS). Ik vertel je er meer over.

Met een DMS kun je documenten raadplegen uit álle mogelijke bronnen, dus ook je ERP-systeem. Of je nu werkt met Afas, Exact Online of een heel ander ERP-systeempakket, er is altijd een koppeling met een DMS mogelijk. Ik heb in mijn loopbaan zelfs meer dan 100 DMS-koppelingen gezien naar veel verschillende primaire systemen. Maar hoe ziet zo’n DMS-koppeling er eigenlijk uit?

Overzichtelijke mappenstructuur

Met een DMS-koppeling creëer je als het ware een overzichtelijke mappenstructuur waar je alle documenten in kwijt kunt. En die je in het hele systeem kunt raadplegen. Neem bijvoorbeeld de afdeling Finance: een factuur moet geregistreerd worden in de financiële administratie. Een DMS-koppeling zorgt ervoor dat je alle benodigde documenten direct bij de hand hebt, zoals de inkooporder, registraties van boekingen en eventuele vorige facturen.

Versnipperde documentatie

Waarom is een DMS-koppeling zo handig? Ten eerste, omdat je in een ERP-systeem niet alle documentatie kwijt kunt, heeft iedere afdeling en iedere medewerker een eigen manier om documenten op te slaan. En door hybride werken is de opslag van documenten nóg meer versnipperd. Hierbij zijn veel handmatige handelingen nodig. Die kostbare tijd kun je beter gebruiken voor taken die écht belangrijk zijn.

Lijm tussen documenten

Ten tweede werkt een DMS-koppeling als een soort lijm tussen alle soorten documenten. Alle documenten uit alle bronnen krijg je bij elkaar in één dossier,  verdeeld in bijvoorbeeld een personeelsdossier, een logistiek dossier, een inkoopdossier en een factuursysteemdossier. Je kunt met een DMS ook een dossier opbouwen van klanten of medewerkers. Zo kun je alle documenten makkelijk terugvinden en bevoegden eenvoudig toegang geven. En kunnen salesmedewerkers zich bijvoorbeeld beter voorbereiden op een klantgesprek: zij vinden eenvoudig alle documenten van een klant in het documentmanagementsysteem.

Uniforme werkwijze

Doordat alle documenten op één centrale plek staan, werken alle medewerkers op een uniforme manier. Iedereen slaat documenten op dezelfde manier op. Waar een medewerker eerst bijvoorbeeld documenten op het bureaublad of in een netwerkmap bewaarde, staan deze nu in het DMS. Nu hoeven medewerkers niets meer versnipperd op te slaan of op te zoeken. Dankzij de DMS-koppeling heb je 100% overzicht.

Automatiseren via workflows

Een documentmanagementsysteem biedt ook mogelijkheden om handmatige handelingen te automatiseren via workflows. Medewerkers hoeven documenten dan bijvoorbeeld niet meer zelf handmatig te mailen. Stel, er moet een factuur worden goedgekeurd. Bij binnenkomst weet de workflow op basis van de kenmerken naar welke budgethouden deze moet worden doorgestuurd, en regelt dit direct. De budgethouder krijgt dan een e-mail met het verzoek tot accordering. Dit kan hij ook met één druk op de knop doen in het documentmanagementsysteem.

Veel tijd en herhaling besparen

Dit maakt de processen veel minder foutgevoelig en de doorlooptijden korter. Je houdt ook meer grip op het proces. Daarbij hoeven medewerkers minder repetitieve handelingen uit te voeren, wat bijdraagt aan hun werktevredenheid.

Duurzaamheid en minder kosten

Bovendien heeft een DMS-koppeling organisatiebrede voordelen. Aangezien documenten niet meer verspreid zijn opgeslagen, bespaart je organisatie fysieke én digitale opslagruimte. Samen met het verminderde papiergebruik, bespaart een DMS-koppeling veel kosten. De reductie van papier draagt ook bij aan duurzaamheidsdoelstellingen en maatschappelijk verantwoord ondernemen.       

Altijd een DMS-koppeling die past

Kortom: veel verschillende redenen voor complete én efficiënte dossiervorming met documentmanagement. Het maakt niet uit welke bedrijfsapplicatie je gebruikt binnen je ERP-systeem: er is altijd wel een DMS-koppeling die past. Bij ieder CRM, HR-module, salesmodule, enzovoorts. Overweeg je om documentmanagement en DMS-koppelingen toe te passen in je organisatie? En wil je hierbij de hulp inschakelen van een organisatie, met een eigen ontwikkelgroep die zich bezighoudt met al deze koppelingen? Neem dan gerust contact met mij op.

E-book: digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.