Uitgaande post op afstand versturen met digitaal document management

dinsdag 17 november 2020

Fysieke post blijft een belangrijke rol spelen in onze manier van communiceren. Ook nu we veel op afstand werken, moeten formulieren, facturen en contracten tijdig en correct verstuurd worden. En dan blijkt ‘uitgaande post’ voor veel bedrijven opeens een hele uitdaging. Maar hoe kunnen deze veranderingen gefaciliteerd worden middels digitaal document management? 

Uitgaande post verwerken

Al voor de corona crisis toesloeg, zochten bedrijven en organisaties naar manieren om de uitgaande post beter en efficiënter te structureren. Het is immers vaak een tijdrovend handmatig proces. Medewerkers moeten documenten voorbereiden, printen, in enveloppen stoppen, frankeren en ter post bezorgen. Nu veel van deze medewerkers niet meer op kantoor werken, is dat proces nog complexer geworden. Daardoor is het lastig de continuïteit van je communicatie en de consistentie van je uitingen te waarborgen. Ook de veiligheid van (vertrouwelijke) informatie valt moeilijker te garanderen.

Zakelijke post vaak tijdkritisch

Het zakelijke postvolume neemt weliswaar af. Maar volgens PostNL gaat het jaarlijks toch nog altijd om zo’n 2 miljard poststukken. Van al deze brieven, die bedrijven en organisaties zowel aan consumenten als aan bedrijven sturen, is bovendien een kwart ‘tijdkritisch’. Die categorie komt vaak ad hoc tot stand en moet direct verwerkt worden. Bijvoorbeeld om door de ontvanger op tijd ingevuld en ondertekend te worden. Hoe organiseer je nu dat deze fysieke post snel en veilig wordt geproduceerd en correct en efficiënt verzonden? Terwijl medewerkers op afstand niet altijd over de juiste middelen beschikken? Zoals vaker in deze tijden blijkt ook hier een hybride oplossing goede mogelijkheden te bieden.

Post automatiseren en stroomlijnen in digitaal document management systeem

Belangrijke onderdelen van het uitgaande post-proces kunnen digitaal geautomatiseerd en gestroomlijnd worden. Dat biedt medewerkers de mogelijkheid om vanaf elke werkplek de benodigde documenten voor te bereiden in het digitaal document management systeem. Maar in plaats van ze ter plekke naar de dichtstbijzijnde printer te sturen en af te drukken, uploaden ze het bestand nu naar een online portal. Daar kiezen ze voor het juiste (brief)papier en voegen ze eventuele bijlages toe, waarna ze een digitale preview ter controle krijgen. Eenmaal goedgekeurd zorgt de verder compleet geautomatiseerde workflow ervoor dat alle documenten op tijd en op de juiste locatie worden geprint en verstuurd.

Hybride oplossing met belangrijke voordelen

Deze manier van werken biedt veel voordelen. Medewerkers sparen tijd. Op hun (thuis)werkplek hoeven ze niet aan de slag met verschillende soorten briefpapier, enveloppen en frankering. Door de uitgaande post centraal te beheren, kan er nu in batches geproduceerd worden. Er zijn daarbij geen voorbedrukte (brief)papieren en enveloppen meer nodig. Deze worden op de aangewezen productielocaties geprint. Het kostenvoordeel hiervan loopt nog op, doordat de post nu ook in partijen wordt gefrankeerd en verzonden.

Een hybride oplossing voor uitgaande post zorgt er bovendien voor dat je bedrijf of organisatie beter en meer controle houdt. Niet alleen op de kosten, maar ook de continuïteit, de consistentie en de veiligheid van je informatiestromen.

Fysieke post vormt, juist ook onder de huidige omstandigheden, een belangrijk contactmoment met jouw relaties. Alle reden dus om ervoor te zorgen dat dat moment perfect op tijd en foutloos verloopt. Dat geldt overigens uiteraard net zo voor de inkomende post. Zorg dus dat je ook de postkamer optimaliseert en aanpast aan deze digitale tijden.

Wil je meer weten over het optimaliseren van post- en documentstromen voor medewerkers op afstand? Kijk dan ons (Engelstalige) webinar terug. Of neem direct contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken.