Digitaal orders en inkoopfacturen verwerken bij ETC Holland

dinsdag 11 april 2023

Het transportproces optimaliseren. Dat was de wens van ETC Holland. Voorheen verwerkten en archiveerden zij hun orders en inkoopfacturen nog handmatig. Dit leverde een hoop administratieve taken op en was tijdrovend. Daarom zochten ze naar een oplossing om dit efficiënter en soepeler in te richten. Lees hoe dat de organisatie verging én wat het opleverde.

ETC Holland biedt als logistiek dienstverlener oplossingen voor elk transportvraagstuk. De focus ligt op het vervoeren van bulkproducten van de fabriek naar de eindbestemming. Hierbij is ETC Holland gespecialiseerd in de markt van de los gestorte bulk: polymers, PVC, feed en mineralen. Hiervoor hebben zij 110 trailers in eigen beheer en verzorgen zij de opslag voor sommige klanten. In totaal staan er zo’n 350 ritten per week gepland. Dit transport brengt een hoop administratie met zich mee. Denk aan het verwerken, opslaan en archiveren van vrachtbrieven, orders en facturen.

Voorheen: tijdrovend proces

Het verwerken en archiveren van deze documenten kostte ETC Holland veel tijd en was foutgevoelig. Coen van Dinther, Administrateur bij ETC Holland, vertelt: “We deden dit namelijk volledig met de hand. We kregen de orders binnen per mail of post. Deze werden uitgeprint, goedgekeurd (stempelen), gesorteerd en gearchiveerd. De geprinte documenten moesten ook weer worden ingescand. Alles bij elkaar was dit een tijdrovend proces.”

Hij vervolgt: “De tijd die we aan de administratieve taken kwijt waren, konden we niet investeren in andere werkzaamheden. Door het proces te digitaliseren en deels te automatiseren, wilden we meer tijd creëren voor onze kerntaken. Daarom zochten we een oplossing om orders, inkoopfacturen en vervoersdocumenten digitaal te verwerken, archiveren en delen met klanten en chauffeurs. Daarnaast wilden we vanwege een verplichte accountantscontrole alle documenten direct bij de hand hebben en toegankelijker maken.”

Centraal, digitaal archief

De keus viel op een documentmanagementsysteem, dit systeem werd gekoppeld aan de al aanwezige transportsoftware Ixolution. “Dit is een oplossing voor informatielogistiek, waarin we centraal documenten kunnen opslaan, delen, verwerken en archiveren. Hierdoor zijn losse documenten, zoals bijvoorbeeld een vrachtbrief, eenvoudig terug te vinden met een klant- of ordernummer. Dit stelt ons in staat om onze bedrijfsprocessen te versnellen en onze efficiëntie significant te verhogen.”

Enorme tijdswinst

De implementatie van het documentmanagementsysteem levert ETC Holland enorme tijdwinst op. “Wij kunnen nu bijvoorbeeld heel eenvoudig 50 orders in één keer invoeren. Voorheen had een werknemer er een dagtaak aan om deze te verwerken. De administratieve taken zijn dankzij de oplossing enorm afgenomen, waardoor we zo’n 40 uur per week aan tijd besparen.”

Coen vertelt verder: “Documenten die worden gescand komen automatisch op de juiste plek in ons digitale archief terecht. Onze chauffeurs hebben bijvoorbeeld een tablet om vrachtbrieven te scannen. Als ze een vrachtbrief scannen of hier een foto van maken, wordt deze direct doorgezet naar het systeem. De foto of scan kan dan direct in het archief dat we een aantal jaar moeten bewaren. Voorheen deden we dit in enorme mappen en was het terugzoeken van bepaalde documenten een grote klus. Het digitaal archiveren is ook heel waardevol voor wanneer er een accountantscontrole plaatsvindt. De accountant kan dan eenvoudig de juiste documenten terugvinden, zonder dat hij in een enorm papieren archief hoeft te zoeken.”

Koppeling met Salesforce

ETC Holland werkt samen met hun leverancier ondertussen aan een nieuwe koppeling voor het documentmanagementsysteem. “Dit is écht een oplossing op maat, volledig gericht op onze bedrijfsvoering. Wat wij willen bestaat nog niet, namelijk een koppeling met Salesforce. Dit is een cloudgebaseerd platform voor customer relationship management (CRM). Hier kunnen we aan de hand van informatie uit het documentmanagementsysteem, inzetten op klantinteractie zoals marketing, sales, commerce en klantenservice.”

“Daarnaast zijn we op dit moment druk met het digitaliseren van de stroom aan vrachtbrieven, zodat we deze óók kunnen verzamelen in ons digitale archief. Iedere maand is er een moment waarop we samenkomen om de stand van zaken te bespreken. Daarbij is ook alle ruimte om onze wensen aan te geven: willen wij eventueel dingen anders zien? Zo komen we stap voor stap tot een maatwerk oplossing voor ons bedrijf. Ik heb er alle vertrouwen in dat ook dit een succes gaat worden.”

Lees de case.

Stappenplan: Slim document management

Benieuwd naar de meerwaarde van een documentmanagementsysteem voor jouw organisatie? Lees in het Stappenplan ‘Slim document management’ wat het oplevert en hoe je direct aan de slag gaat.