Digitale bezoekersregistratie: verras je gasten met een professioneel welkom

maandag 14 juni 2021

Als facility professional wil je dat alles in de organisatie soepel en professioneel verloopt. Je wilt een optimale ervaring, voor zowel medewerkers als gasten. En die ervaring begint al bij de ingang. Met digitale bezoekersregistratie speel je in op de trend van self service én creëer je een modern en professioneel welkom. Lees meer over het gebruik van een document beheer systeem. 

Self service is in veel branches al jaren heel gewoon. In veel hotels checken we online in, net als bij de luchtvaartmaatschappij. In de supermarkt kunnen we zelf onze boodschappen afrekenen met handscanners. En in sommige restaurants bestellen we ons eten via een tablet of zuil. Consumenten ervaren dit als een upgrade: je bent zelf in control, het is heel eenvoudig en wachten bij een kassa of balie is niet nodig.

Digitale bezoekersregistratie op kantoor

Met een digitale bezoekersregistratie op kantoor speel je in op deze trend. Bezoekers registreren zich dan via een zuil bij de ingang of receptie. Zo’n zuil geeft je organisatie een moderne entree. Het zorgt voor een veel professionelere eerste indruk dan wanneer je gasten zich moeten registreren op papier. We kennen allemaal wel het beeld van een nét iets te oude papierclipper met gekreukelde A4’tjes op de balie.

Formulier en document beheer systeem

Hoe werkt zo’n digitale bezoekersregistratie? De zuil presenteert een formulier dat je eenvoudig kunt personaliseren – bijvoorbeeld in de huisstijl van je organisatie. Het formulier is gekoppeld aan een document beheer systeem. Dit is een oplossing voor informatielogistiek waarmee je documentprocessen digitaliseert en automatiseert.

Automatische archivering 

Als de bezoeker het formulier op de zuil heeft ingevuld en op ‘verzenden’ drukt, wordt het formulier automatisch opgeslagen in het document beheer systeem. Vanaf dan hebben geautoriseerde personen inzicht in het formulier, denk aan facilitair medewerkers en bhv’ers. Zo mogelijk via een speciale app op hun smartphone. Zij weten dus wie zich wanneer heeft aangemeld en wie er in het gebouw is.

Gast snel ontvangen

Op het formulier vult de gast óók in met wie hij een afspraak heeft. Dankzij een slimme workflow stuurt het systeem deze collega dan automatisch een notificatie dat hij zijn gast kan ophalen. Ook dit verloopt zo veel soepeler voor de gast, en een receptioniste hoeft niet meer rond te bellen.

Meer efficiency, maximaal inzicht

Daarbij is een digitale bezoekersregistratie ook nog eens véél efficiënter. Een papieren registratie managen kost veel tijd. Als je dit goed wil doen en de pauzes wilt opvangen, moet je hiervoor twee mensen vrijmaken. Het is ook omslachtig en foutgevoelig. Gasten kunnen het formulier incompleet invullen. Bij een digitale registratie voorkom je dat door velden verplicht te maken. Ook is een digitale registratie áltijd leesbaar. Dit is essentieel voor bhv’ers. Bij een calamiteit wil je natuurlijk zo snel mogelijk weten wie er in het pand is. Stel dat er brand uitbreekt. Een papieren registratie gaat dan zo verloren, met een digitale zuil heb je alle informatie altijd veilig in de cloud.

Compliant met AVG

Plus: je archiveert de formulieren en gegevens ook geheel AVG-proof. Je stelt namelijk zelf autorisatieniveaus in, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de formulieren. Je kunt de gegevens ook helemaal afschermen. In het systeem is verder via een audit trail altijd precies te zien wie een formulier op welk moment heeft ingezien. Het is zelfs mogelijk om de formulieren ná de wettelijke bewaartermijn automatisch weer te laten verwijderen. Hier heb je dus zelf geen omkijken naar.

Zo til je met digitale bezoekersregistratie de bezoekerservaring én het algehele proces rondom die registratie naar een hoger niveau.

Laat je vrijblijvend inspireren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van digitale bezoekersregistratie voor jouw organisatie? Neem contact met mij op. Ik geef je graag vrijblijvend advies.

Bekijk de demo in het webinar

Kijk ook het webinar terug, hierin geeft expert Menno Heesbeen een demonstratie van een digitale bezoekersregistratie.

E-book: digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.