Eenvoudig documentbeheer kan ook in de cloud

donderdag 23 juli 2020

Je wilt altijd en overal kunnen werken met de juiste informatie. Een documentmanagementsysteem kan hierbij helpen. Maar ga je voor lokale implementatie (on premise) of maak je de stap naar de cloud?

Tegenwoordig is vrijwel elke applicatie in de cloud beschikbaar. Zeker jongere generaties en jonge bedrijven of startups weten niet anders. Zij regelen alles in de cloud, dat staat niet eens ter discussie. Een boekhoudpakket? Dat haal je uit de cloud. Een documentbeheersysteem? Dat haal je uit de cloud. Voor grotere, gevestigde organisaties ligt dat anders. Want kijken we naar de historie van bedrijven in het algemeen, dan is de cloud nog niet volledig omarmd.

On premise

Veel systemen van gevestigde organisaties staan nog niet in de cloud, maar worden on premise beheerd. De software staat geïnstalleerd op het netwerk van de organisatie. En er is zelf geïnvesteerd in hardware zoals servers. Ook het onderhoud aan zowel hard- als software gebeurt in eigen beheer. Bij on premise heb je alles in eigen hand. Toch is het de vraag of dit met de mogelijkheden van de cloud nog altijd een vanzelfsprekende keuze is.

Snel op afstand aan de slag?

Een voorbeeld. Stel je werkt thuis of op afstand, iets wat we alleen maar vaker gaan doen. En je wilt toegang tot het documentbeheersysteem, maar deze draait op de server die op kantoor staat (on premise). Dan heb je een extra oplossing zoals Citrix nodig om dit op afstand werkbaar te maken. Bij een cloudoplossing is dat niet het geval, maar kun je direct in of met de applicatie aan de slag. Dat scheelt in de software die je nodig hebt én je kunt sneller aan het werk. De cloud maakt je wendbaarder als organisatie.

Geen omkijken naar beheer

Er zijn meer voordelen van de cloud, waardoor je je kan afvragen of on premise nog altijd een logische keuze is. Je hoeft niet te investeren in (dure) servers, software en infrastructuur. Je hoeft dit óók niet te beheren en onderhouden: dat doet de cloudleverancier voor je. Voor een vast bedrag op abonnementsbasis regelt de provider alles, ook de tijdrovende upgrades en updates. Je hebt dus geen omkijken meer naar de continuïteit van je IT-omgeving en hebt geen additionele kosten voor onderhoud en technisch applicatiebeheer.

Schaalbaar

Dan de schaalbaarheid. Een documentbeheersysteem in de cloud kun je eenvoudig uitbreiden naar behoefte. Wil je afdelingen, processen of bepaalde documenten toevoegen aan je digitale archief en workflowomgeving? Dat is eenvoudig te doen zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de capaciteit en performance van de omgeving. Achter de schermen regelt de cloudleverancier alles voor je.

Overal documenten inzien

De belangrijkste overweging is misschien nog wel dat je met je keuze voor de cloud het documentbeheersysteem vanuit elke (werk)plek kunt benaderen. Of je nu op kantoor bent, thuiswerkt, op locatie bij de klant werkt of in het buitenland bent. Met een documentbeheersysteem in de cloud kunnen medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk documenten inzien, bewerken en delen met collega’s of relaties, waardoor medewerkers documenten automatisch op eenduidige wijze opslaan en deze vervolgens ook voor iedereen goed vindbaar zijn.

Beheer door IT-dienstverlener nog veel duurder

De realiteit is dat veel organisaties bepaalde bedrijfkritische systemen al jaren binnenshuis beheren. Ze vinden het lastig om de stap te zetten naar de cloud. Toch zien ook zij het voordeel van uitbesteden. De afgelopen jaren was het daarom een trend om als organisatie het beheer van het on premise-systeem uit handen te geven aan een IT-dienstverlener. Je hebt dan nog steeds de investeringskosten voor soft- en hardware en betaalt daarnaast ook een jaarlijks bedrag aan de IT-beheerder voor het beheren van de omgeving. Ik heb voorbeelden gezien van organisaties die meer dan 100.000 euro per jaar betalen om een bedrijfkritische applicatie bij een IT-dienstverlener onder te brengen. En dat zijn alleen nog maar de additionele kosten voor housing, hosting, back-up en technisch applicatiebeheer. Dat is nog veel meer dan de kosten voor de software zelf. Deze vorm van uitbesteding heeft dus veel nadelen.

Irreële angsten

Zelf zie ik geen reden om niet voor de cloud te kiezen. Toch bestaat er discussie in organisaties. Tegenargumenten die ik hoor zijn: ‘Ik weet dan niet wat er met mijn data gebeurt‘, ‘De cloud is onveilig’ en ‘Ik wil kunnen vertrouwen op hoge beschikbaarheid van mijn IT’. Dit zijn angsten die niet zijn gebaseerd op feiten maar op gevoel. De uptime van de cloud is over het algemeen hoger dan die van on premise-systemen. De security is beter gewaarborgd dan wanneer je alles in eigen beheer doet. En alle diensten die normaal veel geld kosten, zijn in de abonnementsprijs inbegrepen. Denk aan housing, hosting, upgrades, disaster recovery en technisch applicatiebeheer. Dat is qua kosten niet te vergelijken met een on premise-systeem of het beheer daarvan uitbesteden aan een IT-dienstverlener.

Natuurlijk, ga hierbij wel op zoek naar een betrouwbare leverancier van documentmanagement die de applicatie in de cloud aanbiedt. Een gevestigde partij met een aantoonbaar track record. Die met je meedenkt en inderdaad voldoet aan de wensen en eisen van jouw organisatie.

Lees het e-book

Wil je ook aan de slag met slim documentbeheer voor jouw informatie- en documentverwerking? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen de documentstromen in jouw organisatie volledig digitaliseert.