Hoe documentmanagement Finance vooruit helpt

donderdag 17 augustus 2023

Bij zowel kleine als grote organisaties zie ik dat Finance steeds meer de spin in het web is. Dit is voor mij niet verrassend, omdat elke beslissing in een organisatie uiteindelijk financiële gevolgen heeft. Zorg er daarom voor dat Finance vlekkeloos kan werken, namelijk door financiële processen te automatiseren met een documentmanagementsysteem. Lees hieronder hoe documentmanagement Finance vooruit helpt.

Met documentmanagement vereenvoudig je tal van Finance-processen, zoals inkomende factuurverwerking, contractmanagement en het periodiek opstellen van de juiste financiële rapporten. Maar wat zijn nu de voordelen?

1. Tactisch-strategische beslissingen

De Finance-afdeling wordt steeds meer een tactisch-strategisch element in organisaties. Daarom is het des te belangrijker om operationele processen zoveel mogelijk te automatiseren, zodat je meer ruimte krijgt om te kijken naar wat tactisch-strategisch van belang is. En om de beste beslissingen te nemen, heb je goed gedocumenteerde informatie nodig.

Automatiseer je operationele processen met documentmanagement? Dan sla je de benodigde informatie op een eenduidige wijze op, gesorteerd per type document, datum en inhoud. Zo vind je alles altijd makkelijk weer terug. Documentmanagement stelt je bovendien in staat om processen beter aan te sturen, de bedrijfsprestaties te verbeteren, betere beslissingen te nemen en sneller vragen te beantwoorden van collega’s, klanten en leveranciers.

2. Beter klachten afhandelen

Neem bijvoorbeeld een klachtenproces, dat vaak gerelateerd is aan facturen en contracten. Met een documentmanagementsysteem heb je alle benodigde documentatie bij de hand, zodat je de juiste afwegingen maakt en de klacht goed afhandelt. Zoek je documenten die op het moment van de klacht heel belangrijk zijn? Dan vind je ze snel terug, dankzij de complete dossiervorming in het documentmanagementsysteem.

3. Efficiënt contractmanagement

Als Finance-afdeling wil je, net als de afdeling Inkoop, een goed overzicht hebben van afspraken met leveranciers. Je wilt zeker weten dat je de juiste contracten hebt en dat de bijbehorende financiële afspraken juist zijn ingeregeld. Ook wil je zo nodig op tijd een contract herzien, verlengen of stopzetten.

Als documentmanagement iets heel goed kan, dan is dat de dossiervorming regelen rondom contractmanagement. Daarnaast geeft het systeem een notificatie als de termijn van een contract bijna afloopt, zodat je op tijd kunt stopzetten of verlengen. Uiteindelijk kan het ook geld kosten als een contract wordt verlengd, terwijl je dit niet wilt.

4. Aan wet- en regelgeving voldoen

Goed contractmanagement heeft een groot voordeel: je voldoet aan verschillende wetgevingen en je bent regelgeving-compliant. Dit komt doordat het documentmanagementsysteem de dossiervorming goed en volledig vastlegt. Dit heeft positieve gevolgen voor het contact tussen Finance, Inkoop en je leveranciers. Alle betrokken partijen kennen hun rechten en plichten. Als er iets gebeurt, dan pak je op dat moment het juiste dossier erbij én stem je wederzijds goed met elkaar af en maak je afspraken.

5. Vlekkeloze audit trails

Documentmanagement heeft ook een positief effect op audit trails: als jij de vraag krijgt hoe je bepaalde processen hebt ingericht, kun je de complete dossiervorming rondom contractvorming, de facturatie en de factuurverwerking laten zien. Een documentmanagementsysteem legt namelijk ook alle activiteiten vast van zowel medewerkers als van het systeem zelf. Je kunt dan altijd aantonen wat er gebeurd is.

6. Meer doen met hetzelfde aantal mensen

Door de voorgaande voordelen goed in de praktijk te brengen, kan Finance meer gedaan krijgen met hetzelfde aantal medewerkers. Meerdere medewerkers werken tegelijkertijd moeiteloos in hetzelfde document en je deelt de documentatie eenvoudig en gestructureerd met belanghebbenden. En alleen bevoegde medewerkers kunnen in de documenten werken. Realtime, zodat iedereen altijd van elkaar op de hoogte is. Of je nu thuis werkt of op kantoor. Dit verbetert de samenwerking en vermindert misverstanden.

7. Meer grip op processen

Uiteindelijk verlaagt documentmanagement de administratieve last voor medewerkers. Het werk vereist nog steeds nauwkeurigheid, maar is wel veel gestructureerder en uniformer. Hierdoor voer je het werk eenvoudiger uit. Onderaan de streep krijg je meer grip op organisatorische en financiële processen.

Documentbeveiliging voor Finance

Dat Finance een steeds belangrijkere rol in organisaties speelt, heeft ook te maken met de gevoelige informatie die de afdeling in handen krijgt. Bijvoorbeeld persoonlijke identificatiegegevens en bankgegevens. Hoe borg je deze informatie secuur in een documentmanagementsysteem? Daar gaat mijn volgende artikel over.

Ontdek alles over automatische factuurverwerking

Wat is automatische factuurverwerking? Hoe werkt het en wat zijn de voordelen? Dit én meer bespreek ik uitgebreid in dit artikel. Ontdek wat automatische factuurverwerking oplevert – voor jou én andere organisaties in het e-book ‘Automatische factuurverwerking’.