Hybride werken optimaliseren: zo verhoog je de betrokkenheid

zondag 11 juni 2023

Veel organisaties richten hun kantoren opnieuw in om mee te gaan met de huidige tijd. Dit is een uitdaging door het ingeburgerde hybride werken: medewerkers op kantoor hebben andere wensen dan medewerkers die thuis werken. Daar kun je op inspelen: door de inrichting van het kantoor aan te passen op deze uitgebreide behoeften.

Ik zie dat dit een belangrijke stap is om te zetten als ik dit rapport raadpleeg: 44% van de medewerkers vindt het bijvoorbeeld lastig om met collega’s op afstand samen te werken, omdat ze niet beschikken over de juiste communicatietechnologie.

Verbinding met de organisatie

Kortom: medewerkers voelen zich minder verbonden met hun collega’s en leidinggevenden. Dit is één van de uitdagingen waar organisaties mee te maken hebben. Tegelijkertijd is deze uitdaging één van de belangrijkste om op te lossen, om te voorkomen dat medewerkers ander werk gaan zoeken.

Feedbackmogelijkheid voor collega’s

Je kunt ervoor zorgen dat je organisatie het beste talent aantrekt en behoudt. Namelijk door je digitale transformatiestrategieën te evalueren én hier de meest positieve impact uit te halen. Dit betekent: collega’s meenemen in innovaties en investeringen, hen aanmoedigen om met nieuwe tools en processen te werken en mogelijkheden creëren om hierop feedback te kunnen geven. Vooral dit laatste is essentieel, zodat je continu verbetert en daarmee uiteindelijk het werkplezier, de tevredenheid en de productiviteit verbetert.

‘Experience-level agreements’ (XLA’s)

Onderzoeks- en adviesbureau Gartner adviseert om in dit proces ‘experience-level agreements’ (XLA’s) of ‘ervaringsovereenkomsten’ toe te passen. XLA’s meten de ervaringen van collega’s op het gebied van IT-diensten en -technologie.

Voor Gartner zijn de XLA’s zo waardevol, dat de organisatie ze heeft opgenomen in de eigen ‘Hype Cycles’. Dit model legt uit hoe technologie geaccepteerd kan worden door early adopters, om uiteindelijk uit te groeien tot ‘mainstream’ technologie. Volgens Gartner is het essentieel om de feedback van early adopters in acht te nemen. Hier komen XLA’s van pas, die end-to-end gebruikerservaringen meten.

Pas je dit toe op de technologie van jouw organisatie, dan kun je de gebruikerservaringen van je collega’s verbeteren. Dit vergroot de productiviteit en de bedrijfsprestaties.

Een overkoepelende strategie

Je leest het: de meningen van je collega’s zijn de sleutel voor een goede digitale transformatiestrategie. Alleen zo houd je rekening met het volledige spectrum van hybride werken. Daarnaast helpt het voor je collega’s als de strategie in de gehele organisatie hetzelfde is, dus dat de veranderingen en investeringen consistent en overkoepelend zijn.

Kerndoelen van je organisatie

Naast het meenemen van de meningen van je collega’s, is het ook belangrijk om te kijken naar de kerndoelen van je organisatie. Voor veel organisaties zijn de kerndoelen om de flexibiliteit, samenwerking en verbinding tussen collega’s en klanten te verbeteren. Wat zijn de kerndoelen van jouw organisatie? Neem deze onder de loep om te begrijpen hoe je kan voldoen aan de behoeften van collega’s en klanten. Of het nu gaat om het automatiseren van tijdrovende taken of makkelijker samenwerken aan projecten of creativiteit delen. Daarna kun je aan de slag met nieuwe technologie uitkiezen voor je organisatie.

Mogelijke uitdaging

Ondanks de gedegen voorbereiding, is het mogelijk dat sommige strategieën een extra uitdaging krijgen. Onderzoek toont namelijk ook het volgende aan: 41% van de werknemers zegt dat de nieuwe technologie die in hun bedrijf wordt uitgerold geen invloed op hen zal hebben. Daarom stel je jezelf de vraag: is de nieuwe technologie een waardevolle toevoeging aan de tech-stack als deze niet de werkbeleving van mijn collega’s verbetert? Dit is zeker een belangrijke vraag als de werkbeleving verbeteren het enige doel is van de investering.

Collega’s meenemen

Om de juiste innovatie en investeringen te kiezen, kom ik terug bij de kern van dit artikel: inzichten vergaren van degenen die er het meeste gebruik van zullen maken. Geef je collega’s de mogelijkheid om feedback te geven en te vertellen waarmee ze worstelen. Zo weet je welke verbeterpunten jouw aandacht nodig hebben. De behoeften van je collega’s begrijpen is essentieel om een concurrerende, succesvolle digitale transformatie te ontwikkelen.

Collega’s aanmoedigen

Zodra je de nieuwe tools en technologieën hebt geïntegreerd, is het van belang om je collega’s te trainen en aan te moedigen om actief met de technologie bezig te zijn. Zo krijgen je collega’s zelfvertrouwen en zijn ze tevreden met het gebruik van de tools. Dit kan een grote bijdrage leveren aan het slagen van de verdere digitale transformatie.

Voelen je collega’s zich overweldigd door de nieuwe tools of technologieën, dan zullen ze deze niet gebruiken. Met als resultaat dat je de productiviteit en de werkbeleving niet verbetert.

Inzichten van collega’s verzamelen

Het gaat dus om oplossingen vinden die actief inspelen op de kernbehoeften van je collega’s. Nu luidt de hamvraag: hoe krijg je deze kernbehoeften naar boven, naast je dagelijkse werkzaamheden?

Dit hoeft niet moeilijk te zijn. Met geïntegreerde technologieplatforms kan jouw organisatie beoordelen hoe collega’s omgaan met technologie, zowel op kantoor als virtueel. Welke technologieën gebruiken je collega’s het meest? En welke tools gebruiken ze juist niet of nauwelijks? Aan de hand van deze inzichten kun je investeren in nieuwe tools of bestaande technologieën upgraden.

De conclusie: met één geïntegreerd platform kun je sterkere digitale transformatiestrategieën ontwikkelen die echt bij de eindgebruikers, jouw collega’s, passen.

Rapport: Hybride werken optimaliseren

Volgens een enquête van IDC zoekt één op de drie werknemers actief naar een andere baan. Zorg ervoor dat ze meer voldoening uit hun huidige werk halen. Ontdek hoe je dit voor elkaar krijgt in het rapport Hybride werken optimaliseren.

Luister de podcast DigiWorkspace

Ben je benieuwd naar meer inzichten om hybride werken te optimaliseren? Zodat je de betrokkenheid, het werkplezier én de efficiency van medewerkers verhoogt? Luister de podcast DigiWorkspace. Hierin bespreek ik met toonaangevende gasten actuele ontwikkelingen rondom hybride werken.