Informatielogistiek: voor volwassen inkooporganisaties

dinsdag 18 augustus 2020

In zijn boek ‘Inkoop in strategisch perspectief’ schreef inkoophoogleraar Arjan van Weele het al: “Goed inkopen is niet eenvoudig. Zeker niet in grotere organisaties.” De inkooporganisatie heeft te maken met een veelheid aan leveranciers. Zij kopen jaarlijks al snel honderden tot wel duizenden producten of diensten in. Daarbij hoort ook het beheer en de afwikkeling van ontelbaar veel documenten, die vaak verspreid staan opgeslagen in de organisatie. Denk aan contracten, algemene voorwaarden, RFP’s, RFI’s, prijslijsten en inkooporders. Hoe houd je grip? Een volwassen inkooporganisatie valt of staat met aandacht voor informatielogistiek.

Een inkoopproces staat nooit op zichzelf. Er zijn meerdere afdelingen en partijen bij betrokken. Zodra er een inkoopaanvraag binnenkomt, treedt er een heel proces met verschillende fasen in werking. Waarvan de sourcing en buying cycle cruciale onderdelen vormen. Te beginnen met het specificeren van de inkoopbehoefte. En een (uitgebreid) marktonderzoek naar geschikte leveranciers (sourcing cycle).

Bestaande leveranciers

Het eerste wat je als inkoper doet na een aanvraag is kijken of je al samenwerkt met een leverancier die het product kan leveren. Als dat het geval is, wat zijn dan de afspraken? Zijn er misschien verschillende leveranciers gecontracteerd? Zo ja, wie biedt dan de meest gunstige voorwaarden? Die informatie staat opgeslagen in contracten en in prijslijsten. En die documenten zijn vaak weer verspreid over (fysieke) archieven, e-mails en netwerkmappen. Meestal is er geen eenduidige manier van documenten opslaan en archiveren. Dit maakt het complex om te achterhalen waar je de meest actuele informatie vindt.

Request for proposal en contract management

Wellicht start je ook een request for proposal (RFP). Stel dat je vijf partijen benadert, dan ontvang je vijf verschillende offertes. Die moet je objectief met elkaar vergelijken. Je bespreekt de voorstellen vervolgens met meerdere collega’s. Is er eenmaal een keuze gemaakt voor een leverancier? Dan moet er een contract worden opgesteld. Misschien heb je hiervoor een non-disclosure agreement nodig, die de afdeling juridische zaken opstelt. Daarna is het zaak om scherp te zijn op contract en supplier management.

Je merkt het. Al aan het begin van een inkooptraject krijg je te maken met verschillende partijen, afdelingen en documenten. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de buying cycle. Hier krijgen inkopers opnieuw te maken met een reeks aan processen en handelingen. Waaronder het managen van bestellingen, leveringen, facturatie en betalingen.

Strategisch inkopen

Daarbij komt dat je als inkoper altijd onder zo gunstig mogelijke condities wilt inkopen. Dan is het essentieel om te weten: waar spenderen we ons geld aan? Wat zijn de totale inkoopuitgaven? Wat zijn de uitgaven per leverancier? En waar liggen de kansen voor besparing? Een analyse biedt inzicht in deze vragen. Dit stelt je in staat om bij te sturen, verbeteracties uit te voeren en strategisch in te kopen. Alleen lang niet alle organisaties hebben deze data geborgd en gestructureerd opgeslagen in systemen.

Meer grip

Met een documentmanagementsysteem (DMS) krijg je meer grip op al deze stappen, data en documenten. Hiermee stroomlijn je de informatielogistiek over de volle breedte van het inkoopproces. Je beheert alle inkoop- en leveranciersgegevens vanuit één centraal cloudsysteem. Contracten, voorwaarden, tarieven: alle informatie is altijd en overal te raadplegen, ook op afstand. Wil je zien welke afspraken je met een leverancier hebt gemaakt? Een spend analysis maken? Voorwaarden met elkaar vergelijken? Of alle bestellingen in de afgelopen twee jaar bekijken? Dan is alle informatie snel terug te vinden in het DMS.

Alle correspondentie op één plek

Bijkomend voordeel is dat alle correspondentie terug te vinden is op één plek, dankzij een koppeling met Outlook. E-mails van leveranciers en collega’s worden direct ingeladen in het juiste leveranciersdossier. Het systeem biedt daarbij de mogelijkheid om een account aan te maken voor leveranciers zelf. Zodat zij altijd actueel inzicht hebben in hun dossier. Ook afdelingen binnen de eigen organisatie kun je toegang verlenen tot het systeem. Zoals finance of legal. Of dat veilig is? Zeker. Je kunt iedereen tot op detailniveau de juiste rechten toekennen. Een historie laat zien wie er welke informatie op welk moment heeft ingezien of bewerkt. Je bent dus aantoonbaar compliant.

Koppeling voor e-invoicing

Ook voor de buying cycle kan een documentmanagementsysteem meerwaarde bieden. Zo is het mogelijk om andere slimme cloudoplossingen te integreren. Bijvoorbeeld voor e-invoicing. Zo bestaan er SaaS-oplossingen waarmee je facturen kan relateren aan inkooporders, referenties, budgetten of projecten. Zodra de aantallen overeenkomen, keurt het systeem de factuur goed. Er vindt dan automatisch betaling plaats. Als inkoper hoef je alleen nog actie te ondernemen bij eventuele ‘mismatches’. Dit resulteert in een significante tijdsbesparing.

Op naar een volwassen inkooporganisatie

Wil je jouw inkooporganisatie naar een hoger volwassenheidsniveau tillen? Dan is een digitaal archief strategisch gezien een slimme keuze. In elke levensfase van het contract met leveranciers is dan inzichtelijk wat de actuele status is. Vindt er een heronderhandeling plaats? Dan heb je altijd direct de juiste informatie bij de hand. Ook als je op afstand werkt. Kortom, met een documentmanagementsysteem creëer je een adequate informatielogistiek. Dat maakt het vak van inkoop misschien niet in één klap eenvoudig, maar wél een stuk overzichtelijker.

Aan de slag: download het stappenplan

Wil je ook aan de slag met slim documentbeheer? En zo de volwassenheid van jouw inkooporganisatie naar een hoger level tillen? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen de documentstromen in jouw organisatie volledig digitaliseert.