Purchase to Pay succesvol implementeren in 5 stappen

dinsdag 7 maart 2023

Al negen podcastafleveringen praten Patrick en ik over de veranderingen in de wereld van Finance. In deze tiende podcast van DigiFinance bespreken Patrick en ik de hamvraag: hoe kun je een Purchase to Pay-proces succesvol implementeren? Hiervoor hebben wij vijf logische stappen bedacht, mét een afsluitende eyeopener.

Voordat je met de implementatie begint, is het belangrijk om de huidige mate van digitalisering in je organisatie in kaart te brengen. Dit kun je opsplitsen in 3 niveaus: bedrijfsniveau, afdelingsniveau en mensniveau. Deze niveaus geven ook aan hoe volwassen je Purchase to Pay-proces is.

Stap 1: bewustzijn creëren

Mijn collega Patrick voegt hieraan toe: “Als je een Purchase to Pay-proces in een te vroeg stadium automatiseert, krijg je meestal niet het beoogde resultaat. Daarom is het essentieel om eerst een verbeterde versie van het huidige Purchase to Pay-proces te implementeren. Dit is stap één van de vijf: je bent je bewust van het feit dat je opnieuw het traject van implementatie moet ingaan.”

Stap 2: uitgangspunten van implementatie

Patrick vervolgt: “De volgende stap is om de grove lijnen en de uitgangspunten van de implementatie te formuleren.” Ga hierbij uit van best-practices en standaarden, want het Purchase to Pay-proces is in iedere branche nagenoeg hetzelfde. Daarom kun je dit proces het beste standaardiseren, kostenefficiënt maken en versnellen. Dan kun je je richten op wat echt belangrijk is: je product of dienst.

Stap 3: ontwerp en plan van aanpak

De derde stap draait om het ontwerp en plan van aanpak. Patrick weet waar te beginnen: “De mensen op de werkvloer geven de beste input voor de implementatie. Zij weten wat er niet lekker loopt of wat er beter kan.”

Stap 4: verwachtingen managen

Patrick beschrijft de volgende stap: “De verwachtingen van een nieuw systeem zijn vaak erg hoog. ‘Het systeem is beter, sneller en moderner’, wordt er vaak gezegd. In de praktijk pakt het vaak anders uit: werkzaamheden veranderen mee met het systeem. Medewerkers moeten nog vaardig worden met de nieuwe software. Zorg daarom dat je investeert in de digitale vaardigheden van je medewerkers, door middel van training.”

Stap 5: voortschrijdend inzicht

Tijdens de implementatie ontstaat vaak voortschrijdend inzicht: betrokken medewerkers willen het implementatieplan licht aanpassen. Patrick legt uit: “Soms zijn er wendingen in het project die je niet had kunnen voorzien. Daarom heeft een implementatieplan een bepaalde mate van flexibiliteit nodig.”

De watervalmethode

Vaak wordt in de praktijk de watervalmethode toegepast: binnen bepaalde onderdelen stuur je een beetje bij, maar tegelijkertijd zeg je soms ‘nee’ tegen voortschrijdend inzicht. Patrick legt het belang hiervan uit: “De verleiding is groot om mee te gaan in voortschrijdend inzicht, maar het risico bestaat dat het plan dan op detailniveau wordt aangepast. Blijf kritisch. Anders krijg je een project zonder einde.”

Afsluitende eyeopener: successen vieren

Patrick benadrukt dat je als organisatie blijvend aan de implementatie werkt. “Het project stopt niet na de livegang. Het is een continu proces. Je behaalt gaandeweg mijlpalen. Daar mag je met je medewerkers best wat langer bij stilstaan. Kortom: vier de successen.”

Volgende aflevering: cybersecurity

En er is nog een belangrijk aandachtspunt in de Finance-omgeving: cybersecurity en het voorkomen van fraude. Daarom nodigen we onze collega’s van de podcast Hack van de Dam uit voor de volgende aflevering, om het hier uitgebreid over te hebben.

Luister de podcast

De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.