Reboarding: 5 tips voor een vloeiende terugkeer naar kantoor

donderdag 10 september 2020

Reboarding is voor HR-afdelingen al jaren een bekend fenomeen. Het betekent dat je medewerkers ondersteunt bij een veranderproces. Na maanden thuiswerken (deels) terugkeren naar kantoor én overgaan op een hybride werkvorm, is zo’n veranderproces. En veel organisaties staan voor deze transitie. Doe daarom je voordeel met mijn tips voor een vloeiende reboarding van personeel.

1. Biedt extra ruimte voor sociale interactie

De afgelopen maanden is er een ongekende transformatie ingezet in het kantoorlandschap. Het kantoor verandert van traditionele werkplek naar sociale ontmoetingsplaats. Dat onderstreept een onderzoek van Citrix onder ruim 7500 medewerkers van grote en middelgrote bedrijven uit verschillende landen. 65% ziet het kantoor van de toekomst als een ruimte voor uitwisseling en samenwerking.

Hoe zit dat in jouw organisatie? Welke wensen en behoeften spelen er? Zorg dat je dit weet en speel hier op in. Geef medewerkers nog meer dan anders de ruimte om samen te werken en met elkaar te sparren. Sociale interactie is iets wat alleen maar meer wordt gewaardeerd na maandenlang thuiswerken.

Zorg ook voor een warm welkom. Komt een medewerker voor het eerst weer naar kantoor? Plan aan het begin van de reboarding een gesprek in, waarin je bespreekt hoe hij de afgelopen periode heeft ervaren en vraag naar zijn wensen voor de toekomst. Vertel over de veranderingen op kantoor en wat dit betekent voor de medewerkers. Dit gesprek biedt ruimte voor medewerkers om vragen te stellen.

Blijf sociaal contact stimuleren. Geef hierin het goede voorbeeld. Plan bewust fysieke ontmoetingen in. Coach je medewerkers in één-op-één-gesprekken. Overweeg een gezamenlijke weekafsluiting (voor zover dat mogelijk is). En staat er een videomeeting gepland? Kijk of de actuele situatie het toelaat om fysiek af te spreken.

Sociaal contact is belangrijk. Het draagt bij aan de productiviteit van en tevredenheid onder medewerkers. En medewerkers blijven hierdoor ook meer betrokken als zij vaker op afstand werken. Wat uiteindelijk weer resulteert in een lager ziekteverzuim.

2. Deskbooking

We keren terug naar kantoor. Daarbij gelden strikte regels rondom capaciteit. Je wilt piekmomenten voorkomen. Tegelijkertijd moet het niet té rustig blijven. Voor medewerkers is het soms onduidelijk: kan ik vandaag wel of niet naar kantoor komen? Uit onderzoek blijkt dat 64% van de respondenten zich zorgen maakt over flexibele en gedeelde werkplekken.

Neem deze zorgen weg met online deskbooking. Medewerkers kunnen dan zelf een bureau of werkplek reserveren. Hiermee zien zij ook welke collega’s er die dag aanwezig zijn op kantoor. Het voordeel is dat je piekmomenten voorkomt. En dat medewerkers thuisblijven, omdat ze zich zorgen maken geen plek te vinden, terwijl er voldoende ruimte is.

3. Doorlopende uitgifte via smart lockers

Je wilt ook dat medewerkers doorlopend lekker kunnen werken op kantoor. En dat zij altijd de beschikking hebben over werkende apparatuur (zoals laptops) en bruikleenmiddelen (zoals projectoren en verlengsnoeren). Maar ook de IT-afdeling werkt steeds vaker op afstand. Hoe doe je dat dan?

Met smart lockers hoeft er niemand van IT op kantoor aanwezig te zijn voor uitgifte. Medewerkers openen de smart locker met hun persoonlijke pas. Het achterliggende systeem houdt precies bij wie welke apparatuur heeft gepakt of teruggelegd.

Met de smart lockers kunnen medewerkers aangeven of (bijvoorbeeld) een laptop defect is. De IT ontvangt hiervan dan een melding en kan de reparatie in gang zetten.

4. Op afstand werken: coach je medewerkers

Hoewel we terugkeren naar kantoor, zullen we ook in de toekomst meer op afstand gaan werken. Hierbij is het belangrijk dat je je medewerkers tijdens de reboarding coacht. Waar de één het heerlijk vindt om thuis te werken, vaart de ander er veel minder bij. Plan daarom periodiek (fysieke) gesprekken met je personeel om te peilen hoe de vlag erbij hangt.

Op kantoor heb je het immers sneller in de gaten als een medewerker niet lekker in z’n vel zit. Op afstand pak je die signalen veel later of helemaal niet op. Je wilt dat je medewerkers tevreden zijn, gezond blijven en lekker kunnen werken. Zorg daarom dat alles arbotechnisch goed is geregeld voor je mensen. En geef tips voor een gezonde balans tussen werk en privé. In het onderzoek geeft namelijk 60% aan thuis gemiddeld een uur langer door te werken.

5. Stel een IT-policy op

Begeleid medewerkers tot slot in deugdelijk gebruik van IT. In het onderzoek geeft 23% aan andere software en apps te gebruiken dan die de IT-afdeling goedkeurt. Zo gebruiken medewerkers vaak andere videovergadertools en de eigen laptop en smartphone. Dit noemen ze ‘shadow IT’. Dit kan het risico op o.a. datalekken vergroten.

Stel daarom een duidelijke IT-policy op. Licht deze toe in heldere taal. Waarom de policy? En wat zijn de veiligheidsrisico’s als medewerkers zich er niet aan houden? Maak hen hiervan bewust.

Overweeg tegelijk om de bedrijfslaptops te voorzien van restricties voor bepaalde apps of websites. En verzorg altijd een VPN-verbinding voor thuiswerkers.

Ontdek tips voor samenwerken op afstand

Ga je ook voor een soepele terugkeer naar kantoor? En wil je dat werken op afstand nét zo prettig is als op locatie? Ontdek de mogelijkheden om de reboarding zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.