RPA als integratielaag: koppel applicaties, bespaar tijd

dinsdag 3 maart 2020

Veel organisaties hebben een uitgebreid landschap aan applicaties. Denk aan systemen voor factuurverwerking, ERP, CRM en mail. Deze applicaties zijn vaak niet of nauwelijks aan elkaar gekoppeld. Informatie overhevelen van de ene applicatie naar de andere gebeurt daarom vaak handmatig. RPA stelt je in staat om dit efficiënter te doen.

De wildgroei van verschillende applicaties is in de loop van de tijd zo gegroeid. Ga het maar eens na. Pakweg twintig jaar geleden investeerde je als organisatie wellicht in een boekhoudapplicatie, dat je on premise beheerde. Later volgden er systemen voor factuurverwerking, CRM en ERP. Tegenwoordig is er een duidelijke trend richting cloudoplossingen te zien.

Koppeling

Het resultaat is een veelheid aan applicaties en omgevingen waarin medewerkers werkzaamheden doen en informatie verwerken. Vaak is het nodig om informatie van de ene applicatie naar de ander over te hevelen. Maar wat als de systemen van verschillende providers zijn of op verschillende locaties staan (on premise of in de cloud)?

Dan heb je een (kostbare) koppeling of integratielaag nodig. Vaak zijn dat langdurige en complexe implementatietrajecten, waarbij technische knowhow nodig is van schaars beschikbare consultants. En als je nog gebruikmaakt van zeer oude systemen (zoals Mainframe of AS/400), is een koppeling vaak helemáál niet meer mogelijk.

RPA als integratielaag

Ik kom regelmatig over de vloer bij organisaties waarbij medewerkers wekelijks uren kwijt zijn aan het handmatig invoeren van informatie in applicaties. En dat terwijl er een goed alternatief bestaat voor zo’n koppeling. Je kunt Robotic Process Automation inzetten als alternatieve integratielaag of datakoppeling.

Hoe werkt RPA?

Bij Robotic Process Automation neemt de robot (een softwarescript) de repetitieve, administratieve werkzaamheden uit handen van medewerkers. Informatie overzetten van de ene applicatie naar de andere, is typisch zo’n administratieve handeling die een softwarerobot perfect kan nabootsen. En hij voert het iedere keer op exact dezelfde manier uit, dus fouten worden hierdoor uitgebannen.

Orders verwerken

Een voorbeeld. Stel je ontvangt een order voor een product. Deze order kan op diverse manieren binnenkomen, bijvoorbeeld als fysiek document, via je website of via e-mail. In het geval van een e-mail staat de aanvraag soms in de bodytekst, soms in een bijlage. Als je deze informatie vervolgens handmatig in het ERP-systeem moet zetten, kost dat veel tijd. Als de order altijd bestaat uit dezelfde standaardinformatie, zoals het artikelnummer en het aantal, dan kan een robot de informatie automatisch voor je overzetten.

Hoe? Je leert een robot stap voor stap exact welke handelingen hij moet uitvoeren. Dit betekent dat je het proces vooraf nauwkeurig in kaart brengt. Zo kun je ervoor zorgen dat de robot binnenkomende e-mails kan uitlezen, bijlagen kan openen én rechtstreeks doorplaatst naar het ERP-systeem. Een robot kan op deze manier zelfs de inkoop en planning aansturen.

Bijkomend voordeel is dat je het proces direct standaardiseert zodra je uittekent welke handelingen de robot precies moet uitvoeren. Overbodige stappen die ‘wij mensen’ vaak inbouwen komen dan aan het licht en kunnen geëlimineerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van data in een Excelbestand als tussenstap. Een robot kan informatie vanuit een e-mail rechtstreeks in het ERP-systeem plaatsen.

Tijd besparen

Een robot kan dus als koppeling dienen tussen applicaties. Voor je medewerkers scheelt dit enorm veel tijd. Zij kunnen zich vervolgens focussen op meer strategische kerntaken of uitdagendere werkzaamheden waarvan zij meer energie krijgen dan informatie overtypen. Bijzonder is dat deze medewerkers het functioneel beheer zélf kunnen uitvoeren. RPA is namelijk een relatief laagdrempelige technologie. Al na enige training kunnen medewerkers zelf de robots bouwen. Zij kennen de processen immers door en door en weten waar er grote efficiencyslagen behaald kunnen worden.

Beschik je over een IT-afdeling of medewerkers met technische knowhow? Zij kunnen de business dan ondersteunen met het technisch beheer. Stel dat een robot onverhoopt stilvalt, dan staat de IT-afdeling paraat om dit op te lossen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je de applicatie verandert, de robot weet dan niet meer wat hij moet doen omdat de schermen zijn gewijzigd.

Laagdrempelig en kostenefficiënt

Ten opzichte van een traditionele integratielaag of koppeling is RPA een laagdrempelige en kostenefficiënte oplossing. Met één softwarelicentie kun je vaak al tientallen robots configureren en dus ook verschillende processen optimaliseren. Met als resultaat: meer efficiency en werkplezier voor medewerkers.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book.

The post RPA als integratielaag: koppel applicaties, bespaar tijd appeared first on Werktrends.