Templates voor documentmanagement: wat, waarom en hoe?

dinsdag 29 maart 2022

Met documentmanagement houd je grip op de vele documentstromen in je organisatie. En een documentmanagementsysteem (DMS) implementeren en inrichten, kan al heel laagdrempelig met standaard templates. Hoe werkt dat precies?

Eerst een stukje theorie: hoe werkt documentmanagement? In een organisatie vinden al snel ontelbare documentstromen plaats. Met een DMS houd je daar grip op: alle documenten uit alle bronnen worden op één centrale plek opgeslagen. En door workflows in te stellen, kun je handmatige stappen in een proces eenvoudig automatiseren. Je scant bijvoorbeeld een contract en de workflow mailt deze direct naar degene die het contract moet controleren en/of goedkeuren.

Met documentmanagement kun je vrijwel elk proces in je organisatie stroomlijnen. Van inkoop- en salesprocessen tot factuurverwerking en HR-processen.

Wat is een DMS-template?

Een DMS-template is als het ware een vooraf ingesteld ‘sjabloon’ van een bepaald proces dat je in het documentmanagementsysteem standaard krijgt geleverd. De stappen in het proces zijn al gedefinieerd en ingericht – dit op basis van praktijkervaringen bij andere organisaties. Het framework staat dus al. Het enige wat je nog hoeft te doen, is het toevoegen van rollen, autorisaties en zaken als indexkenmerken van documenten. Dankzij die indexkenmerken kan iedereen in de organisatie de documenten eenvoudig terugvinden, ook na jaren.

Voor standaard processen

Een DMS-template werkt het beste voor processen die in elke organisatie veelal op dezelfde manier verlopen. Een standaard DMS-template is een minder goede keuze voor processen die heel specifiek voor jouw organisatie zijn. In dat geval is een inrichting op maat aan te bevelen.

Twee voorbeelden

Twee processen die zich uitstekend lenen voor een DMS-template zijn documentarchivering en postverwerking, omdat dit in vrijwel elke organisatie op dezelfde manier plaatsvindt.

1. Template voor postverwerking
In dit template zijn alle instellingen en stappen die nodig zijn voor het verwerken van post al voor je ingedeeld, bijvoorbeeld de verschillende rollen van postverdeler en postbehandelaar. Je hoeft alleen maar de gebruikers toe te kennen aan de rollen en je kunt het systeem al gebruiken in de praktijk.

2. Template voor archivering
Ook een archief gebruiken we vaak op dezelfde manier. En met een template is zo’n archief direct al voor je ingericht. Een archief richt je eenvoudig in voor elke afdeling. Je kunt aangeven voor wie je documenten wilt archiveren – jezelf, meerdere medewerkers of voor iedereen – en welke rechten die persoon heeft. Je kunt zelfs een actie toevoegen, bijvoorbeeld het nalezen van een artikel.

Waarom een DMS-template?

Een template biedt een laagdrempelige manier om documentmanagement te implementeren in je organisatie. Omdat de templates al gereed zijn, kost dit minder tijd dan een inrichting op maat. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, wat veel implementatietijd scheelt. En uiteraard kun je het template waar nodig alsnog aanpassen op jouw organisatie of specifieke stappen in een bepaald proces.

Hoe implementeer je een DMS-template?

Overweeg je ook om documentmanagement te implementeren in je organisatie, door middel van een DMS-template? Dan adviseer ik: begin eerst eens bij één proces. Bijvoorbeeld postverwerking of een archief voor één afdeling. Kan of wil een andere afdeling ook gebruikmaken van dat template? Dan kun je altijd uitbreiden. Met hetzelfde template, een ander kant-en-klaar template of een compleet andere DMS-implementatie. Kortom, begin klein. Dan raak je vertrouwd met de mogelijkheden van het systeem en is het na verloop van tijd eenvoudiger om ook andere processen te stroomlijnen.

E-book: digitaliseren in de praktijk

Benieuwd hoe je documentmanagement kunt inzetten? In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 concrete voorbeelden van processen die je eenvoudig kunt stroomlijnen met DMS-templates: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.