Terugblik webinar: digitaliseren in de praktijk

vrijdag 12 november 2021

Je staat er niet bij stil, maar ongemerkt gaat er dagelijks in vrijwel elke organisatie veel tijd verloren aan handmatig werk en de verwerking van (papieren) documenten. Als je deze (document)processen digitaliseert en optimaliseert, kan dat veel efficiënter. Welke factoren spelen mee in de praktijk? Kijk het webinar terug, doe je voordeel met de tips van digitaliseringsexpert Patrick Aben én ontdek de ervaringen van A.S. Watson.

Bij digitalisering van (document)processen leggen organisaties al snel de focus op de technologie of techniek. Dat is natuurlijk niet zo gek. Technologie maakt digitalisering immers mogelijk. Toch is technologie zeker niet het enige aspect om rekening mee te houden als je succesvol wilt digitaliseren. De menselijke factor is nog vele malen belangrijker dan het implementeren van de technologie. Daarover ging het webinar.

Digitaliseren: doel of middel?

Digitaliseringsexpert Patrick Aben deelde enkele inzichten. “Stel jezelf als organisatie altijd de vraag: is digitaliseren een doel op zich? Of wil je door middel van digitaliseren een concreet resultaat bereiken? In de praktijk is het altijd dat laatste. Hierbij is het van belang om kritisch te kijken naar alle processen in de keten. Is digitalisering inderdaad de juiste oplossing voor je vraagstuk? En: als je proces A digitaliseert, wat betekent dit dan voor proces B en C? Kortom, hoe zorg je ervoor dat je op élk proces in de keten voordeel behaalt?”

De menselijke factor

Patrick benadrukt: bij digitaliseren is de technologie het middel. De adoptie van die technologie door medewerkers vormt de succesfactor. In de praktijk wordt dat nog wel eens onderschat, zo stelt Patrick. “Digitalisering is een veranderproces. Het vraagt om een nieuwe manier van werken, die medewerkers moeten omarmen. Vaak helpt het dan om de technologie in stappen te implementeren. Zodat de eindgebruikers vertrouwd raken met de technologie én de nieuwe manier van werken. Laat hen de voordelen zien van het digitale proces tegenover de manuele variant. Zo creëer je draagvlak.”

Zó pakt A.S. Watson het aan

Jeroen Luijten is manager business support bij A.S. Watson. In het webinar vertelt hij hoe de organisatie volop digitaliseert. “Bij A.S. Watson gebruikten we al een documentmanagementsysteem, maar de processen die binnen dit systeem ondersteund worden, ontwikkelden we onvoldoende door. Hierdoor haalden we niet het maximale uit dit systeem. Zonde, dat wilden we anders.”

Onboarding

Inmiddels zoekt A.S. Watson doorlopend naar kansen voor procesoptimalisatie via digitalisering. Jeroen geeft een voorbeeld: “Zo hebben we goed gekeken naar het onboardingproces van nieuwe medewerkers. Hoewel we hierbij het documentmanagementsysteem al gebruikten, ging er toch nog veel tijd verloren aan onder meer handmatige controleslagen. Door goed te kijken naar de stappen in dit proces hebben we dit verregaand kunnen digitaliseren, waardoor we hierop veel tijd besparen. Tegelijk houden medewerkers tijd vrij voor kerntaken met meer toegevoegde waarde dan – bijvoorbeeld – controleslagen.”

Kijk het webinar

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Jeroen? Kijk het webinar terug:

Kijk ook het webinar ‘Grip op facturen met e-invoicing’. En ontdek hoe je het factuurproces eenvoudig stroomlijnt door te digitaliseren. Zodat medewerkers tijd besparen op handmatige handelingen én tijd overhouden voor kerntaken.

E-book: Digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.