Efficiënt thuiswerken met digitaal documentbeheer

donderdag 14 mei 2020

Van inkoop en verkoop tot HR of finance. Veel afdelingen hebben dagelijks te maken met documentintensieve processen, waarbij verschillende personen en partijen betrokken zijn. Hoe houd je grip en overzicht nu we steeds vaker op afstand werken? Leer hoe je efficiënt thuiswerkt met digitaal documentbeheer!

Documentintensieve processen vinden plaats in alle lagen van de organisatie. Of je nu een offerteaanvraag afhandelt, een contract opstelt of een afgerond project factureert. Op kantoor kan het al een uitdaging zijn om dit soort (gedeeltelijk papieren) processen gestroomlijnd te laten verlopen, laat staan op afstand.

Praktijkvoorbeeld: afdeling verkoop

Neem de afdeling verkoop. Zodra er een aanvraag binnenkomt van een klant, komt er een heel proces op gang. Een collega stelt een offerte op. Misschien is daar een actuele prijslijst voor nodig. Maar waar is deze ook alweer opgeslagen? En wat is de laatste versie? Is dat de prijslijst die in de e-mail of die in de verkenner op de computer staat? En had mijn collega nou laatst nog een andere versie op zijn bureaublad staan?

Offertes op afstand accorderen en contract opstellen

Daarna moet een salesmanager de offerte goedkeuren. Dat betekent dat hij de offerte thuis moet printen, ondertekenen, inscannen én weer terugsturen. Vervolgens verzendt weer een andere collega de offerte naar de klant. Op zijn beurt stuurt de klant misschien nog aanvullende requirements via e-mail, waardoor de offerte opnieuw hetzelfde proces door moet. Tot slot is het zaak om nog een contract op te stellen. Misschien moet deze eerst nog gecheckt worden door de juridische afdeling. Of is er een Non-Disclosure Agreement nodig.

Drie uitdagingen bij digitaal documentbeheer

Je ziet: al een relatief eenvoudig proces kan zeer document- en handelingsintensief zijn. Daarbij brengt thuiswerken nog een aantal belangrijke uitdagingen met zich mee:

• Compliance
  Hoe weet je zeker dat alle medewerkers ook thuis het proces volgens de interne afspraken en actuele wet- en regelgeving volgen? Of dat er volgens bepaalde ISO-standaarden wordt gewerkt? Tijdens een audit is het belangrijk dat je kunt aantonen dat je compliant bent. Op afstand is dit lastiger, omdat je geen zicht hebt op wie wat doet.
• Operation Excellence
  Jezelf onderscheiden met een gestroomlijnd (productie)proces is op afstand extra uitdagend. Zo weet je niet wanneer medewerkers beschikbaar zijn om – bijvoorbeeld – een document te accorderen. En omdat iedereen een eigen manier van werken heeft, kunnen documenten zoekraken. Tegelijk zijn veel fysieke documenten thuis niet te raadplegen, bijvoorbeeld omdat ze op kantoor in een archiefkast staan. Dit resulteert in langere doorlooptijden van processen.
• Customer Intimacy
  Stel, je werkt thuis. Dan belt een klant of leveranciers met een vraag of klacht. Kun je dan op dit moment met één druk op de knop in het crm-systeem om alle gegevens in te zien? Bedrijfsapplicaties zijn op afstand vaak niet in één keer bereikbaar. Het duurt soms een tijdje om dit goed in te regelen. Een digitale manier van werken kan enorm helpen om de customer intimacy hoog te houden.

Document management systeem

Hoe zorg je dat bedrijfsprocessen ook op afstand overzichtelijk en werkbaar blijven? Een document management systeem kan uitkomst bieden. Dit is een cloudoplossing die voor veel verschillende processen kan worden ingezet, bijvoorbeeld voor recruitment, contractbeheer, factuurverwerking en opportunity management.

Komt er bijvoorbeeld een aanvraag van een klant binnen? Dan is het mogelijk om hiervoor een workflow te definiëren. Je legt vast welke stappen er na zo’n aanvraag doorlopen moeten worden. Het systeem leidt je telkens naar de volgende stap. Collega’s kunnen niet van de workflow afwijken, tenzij dit vooraf aangegeven is.

Het voordeel is dat elke collega altijd op dezelfde wijze werkt. Tegelijk houdt het systeem bij wie wat heeft gedaan. Hiermee wordt het vraagstuk van compliance voor een groot deel ondervangen. Je kunt namelijk precies zien wie wat wanneer heeft gedaan, en wie bijvoorbeeld goedkeuring voor een betaling heeft gegeven.

Digitaal archief

En er is meer. Je kunt een document management systeem ook inzetten als digitaal archief. Zo is het mogelijk om papieren documenten na inscannen automatisch op de juiste plek op te slaan. Zo hebben medewerkers altijd en overal snel de juiste informatie bij de hand, ook thuis. En doordat met digitaal documentbeheer alle documenten op een eenduidige manier worden opgeslagen, raken documenten nooit meer zoek in losse e-mails of mappen.

Denk ook aan automatiseren

Tot slot biedt een document management systeem verregaande mogelijkheden voor automatisering. Bijvoorbeeld voor factuurverwerking. In plaats van facturen handmatig te controleren en goed te keuren, kan dit ook automatisch. Zo is het mogelijk om facturen automatisch te herkennen en te matchen met orders of overeenkomsten. Vervolgens wordt de factuur bij een ‘match’ direct verwerkt. Zo kun je elk proces (deels) automatiseren. Het uitgangspunt is dat je met automatisering de doorlooptijden significant verkort én de foutkans reduceert, ook op afstand.

Waar sta jij in de digitale transformatie?

Het mag duidelijk zijn: (papieren) documentprocessen zijn op kantoor al uitdagend. Op afstand geldt dit alleen maar meer. Met een digitaal documentbeheer systeem stroomlijn je deze processen. Je hebt meer grip op uitdagingen zoals compliance, operational excellence en customer intimacy. Hierbij kun je jouw concurrentiepositie verstevigen via automatisering. Kortom, nu we steeds vaker thuiswerken is de digitale transformatie onontkoombaar. Waar sta jij in deze transformatie? Dit is bij uitstek het moment om hiermee aan de slag te gaan.

Meer tips voor efficiënt thuiswerken

Benieuwd naar meer mogelijkheden om thuiswerken te stroomlijnen middels digitaal documentbeheer? Download het whitepaper of lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je thuiswerken optimaal faciliteert.