Videoconferencing bij Van Leeuwen Buizen

donderdag 7 januari 2021

Als het aan veel medewerkers ligt, blijft hybride werken in de toekomst de standaard. Hierbij wisselen zij kantoor af met thuis of andere locaties. Het is belangrijk om je fysieke vergaderruimtes hierop in te richten. Zodat medewerkers altijd en overal soepel kunnen vergaderen. Ook als een deel niet op kantoor werkt. Ontdek hoe Van Leeuwen Buizen videoconferencing aanpakt.

De Van Leeuwen Buizen Groep is als internationaal opererende handelsonderneming gespecialiseerd in buizen en buistoepassingen. De organisatie biedt een breed pakket aan producten en diensten voor de industrie- en energiesector. Naast stalen buizen, kokerprofielen, fittingen en flenzen levert het bedrijf ook stafstaal. Bij diensten gaat het bijvoorbeeld om keuringen, materiaaltesten, oppervlaktebewerkingen en logistieke diensten.

Video vergaderen in de praktijk

Ook bij Van Leeuwen Buizen in Zwijndrecht werken medewerkers volop op afstand samen. Om dit optimaal te faciliteren, besloot de organisatie tijdens de verbouwing van het kantoorpand óók de vergaderruimtes opnieuw in te richten. Maxime Keuzenkamp is Teamleider Affiliates bij Van Leeuwen Buizen Zwijndrecht en vertelt: “We hadden veel ruimtes met gedateerde of geen AV-apparatuur, terwijl je tegenwoordig niet meer zonder kan. We wilden graag toe naar een moderne, inspirerende omgeving. De ideale werkplek, voorzien van de juiste IT en faciliteiten om prettig te brainstormen, te vergaderen, een presentatie te houden of een (internationaal) gezelschap te ontvangen.”

Uniforme inrichting van vergaderruimtes

Van Leeuwen Buizen koos ervoor om alle ruimtes uniform in te richten met passende apparatuur. Het gaat om de boardroom, 2 directieruimtes, 1 trainingsruimte en 3 vergaderruimtes. Maxime: “Per ruimte is goed gekeken naar de functie. Onze kleinere ruimtes hebben nu comfortabele zitjes en een interactive whiteboard. Handig om tijdens een overleg direct notities te maken. De grotere ruimtes hebben een groot beeldscherm, videoconferencing oplossing en mogelijkheden om draadloos te presenteren. Ideaal voor vergaderingen in een groter gezelschap, presentatie, training of overleg op afstand. De beeld- en geluidskwaliteit van de videoconferencing is hoog. Zo is de oplossing ook goed te gebruiken in grotere groepen. Medewerkers die dan achterin de ruimte zitten en dus verder van het scherm, zijn óók goed verstaanbaar.”

Intuïtief en inloggen zonder kabels

Groot voordeel is dat alle apparatuur in elke ruimte op dezelfde wijze te bedienen is. Maxime: “Medewerkers zijn enthousiast en omarmen de nieuwe manier van werken snel, want ze ervaren de apparatuur als eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Ook hebben we een hand-out opgesteld. Dankzij ‘clickshare’ kunnen zij zelfs rechtstreeks inloggen op de apparatuur vanaf hun smartphone, laptop of tablet. Zonder kabels. Zo is het mogelijk om draadloos te presenteren. Het scherm van je laptop wordt een-op-een geprojecteerd op het scherm aan de muur.”

Schaalbare videoconferencing oplossing

De IT-afdeling van Van Leeuwen regelt zelf het beheer van de apparatuur. Zijn er issues? Dan biedt een externe partner op afstand snelle ondersteuning. En blijkt dat er in de toekomst meer behoefte is aan online vergaderen? Dan kan Van Leeuwen Buizen hier snel op anticiperen. Maxime besluit: “De ruimtes zijn zo ingericht dat we kunnen uitbreiden met extra software voor videoconferencing. Die schaalbaarheid is prettig, zeker nu de verwachting is dat we steeds vaker op afstand gaan (samen)werken. Het is ideaal dat medewerkers op kantoor eenvoudig kunnen vergaderen met collega’s die thuiswerken. Zo blijft iedereen betrokken en verbonden met elkaar. Oók op afstand.”

Bekijk het webinar

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Van Leeuwen Buizen? Kijk het webinar terug én lees de case.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.